Die zehn besten Intranets 2014

Die Intranet-Teams nehmen weiterhin langsam, aber stetig an Grösse zu, jedoch produzieren kleinere Organisationen die besten Intranets. Durch Konzentration auf Agile-Entwicklung und Wireframing-Methoden schaffen es die Teams, Design und Entwicklung in viel kürzeren Zeiträumen abzuschliessen.

 

by Patty Caya, Jakob Nielsen, Kara Pernice und Amy Schade (deutsche Übersetzung) - 05.01.2014

 

Die Unternehmen und Organisationen

Die Unternehmen und Organisationen mit den zehn am besten gestalteten Intranets des Jahres 2014 sind:

• Abt Associates Inc., ein weltweit tätiges Forschungsunternehmen (USA)
• Air New Zealand, eine Fluggesellschaft (Neuseeland)
• Allianz Australia, ein Versicherungsunternehmen (Australien)
• AMP, ein Unternehmen für Vermögensverwaltung (Australien)
• International Monetary Fund (IMF), eine internationale Finanz- und Wirtschafts-Organisation mit 188 Mitgliedsländern (USA)
• Mayo Clinic, eine gemeinnützige Gemeinschaftspraxis von Ärzten, Medizinwissenschaftlern und Forschern (USA)
• National Geographic, eine gemeinnützige wissenschaftliche Organisation (USA)
• Ooredoo, ein Kommunikationsunternehmen (Katar)
• triptic, eine Agentur für Online-Kommunikation (Niederlande)
• WellPoint, die Abteilung für Gesundheitsdienste für Bedürftige (Medicaid) eines Anbieters von Gesundheitsversorgungslösungen (USA)

> Mehr zu den Gewinnerteams (engl.)

Die meisten Gewinner sind ausgewachsene Intranet-Anwendungen, die gestaltet wurden, um die gesamte Organisation mit einer grossen Vielfalt von Arbeitsplätzen zu bedienen. Einer der Gewinner, WellPoint, bietet ein spezielles Intranet für das Medicaid-Geschäft ihrer Abteilung für öffentliche Dienstleistungen an.

Alte Bekannte

Zum ersten Mal bei einer Design-Jahreswertung gehören diesmal vier Organisationen zu den Gewinnern, die mit ihren Intranets schon in früheren Jahren gewonnen haben:

Allianz Australia (2006)

AMP (2011)

Mayo Clinic (2003 (engl.))

National Geographic (2007)

Wie jedes starke Intranet-Team weiss, ist die Arbeit an einem Intranet niemals wirklich fertig. Keines der Teams ruhte sich nach der Auszeichnung auf seinen Lorbeeren aus. Stattdessen haben sie gezeigt, dass ein Redesign-Projekt immer nur so gut ist wie seine Nachhaltigkeit, Aktualisierung und permanente Evaluation. Die organisatorischen Erfordernisse, technologischen Möglichkeiten und Nutzererwartungen ändern sich mit der Zeit; die erfolgreichsten Teams greifen diese Änderungen auf.

Grossartige Intranets wurden dieses Jahr schneller aufgebaut

Schnallt euch an, ihr Intranet-Designer: Ihr arbeitet offenbar schneller als je zuvor. Der Aufbau eines neuen Intranets von A bis Z hat die Gewinner dieses Jahres im Schnitt windschnittige 1.4 Jahre (16.7 Monate) Zeit gekostet. Das ist eine Grössenordnung weniger als bei den Gewinnern von 2013, die im Schnitt 2.2 Jahre (26.6 Monate), und denen von 2012, die 4 Jahre (47.4 Monate) im Schnitt gebraucht haben. So kurze Zeiträume gab es seit den frühen 2000er Jahren nicht mehr, als die Intranets im Vergleich zu heute noch viel weniger Inhalte von viel weniger Autoren und eher rudimentäre Suchfunktionen enthielten. Drei Gewinner dieses Jahres haben effektiv schnelle Agile-Entwicklungsansätze genutzt, was mit zur grossen Zeitersparnis beigetragen hat. Das operative Wort dabei ist "effektiv", denn der Einsatz von Agile ist kein Zauberstab; aber wenn er gut gemacht wird, kann er mit Sicherheit ein Projekt beschleunigen.

 

Seit 2001 haben die Intranet-Teams durchschnittlich 3.5 Jahre (41.7 Monate) gebraucht, um ihre Sieger-Intranets aufzubauen. Dieses Jahr allerdings brauchten sie weniger als 1.5 Jahre (16.7 Monate) dafür.

Sieben Branchen vertreten

Drei Branchen bieten in der Design-Jahreswertung traditionell ein starkes Bild: Technologie (engl.), Finanzen (engl.) und Versorgungsbetriebe. In der Tat gehören auch diesmal zwei Organisationen der Finanzwirtschaft und ein Versorgungsbetrieb zu den Gewinnern. Allerdings hat es nun schon zum zweiten Mal hintereinander kein Technologieunternehmen in die Gewinnerliste geschafft.

Letztes Jahr standen gleich drei Versicherungsgesellschaften im Rampenlicht; dieses Jahr ist eine dabei. Zu den anderen Gewinnern gehören zwei professionelle Dienstleister (eine Internet-Agentur und ein globales Forschungsunternehmen), eine gemeinnützige Organisation, zwei Organisationen der Gesundheitsversorgung und ein Transportunternehmen.

Im Überblick sind unter den Gewinnern dieses Jahres sieben Branchen vertreten:

• Finanzen (2)
• Gesundheitsversorgung (2)
• professionelle Dienstleister (2)
• Gemeinnützige (1)
• Versicherungen (1)
• Transport (1)
• Versorgungsunternehmen (1)

Fünf Länder vertreten

Unsere Gewinner stammen aus drei Weltregionen und fünf verschiedenen Ländern. Fünf Gewinner kommen aus Nordamerika (alle USA). Die asiatisch-pazifische Region schneidet dieses Jahr besonders gut ab mit Gewinnern aus Australien (2), Neuseeland (1) und unserem ersten Gewinner aus Katar. Ein Gewinner aus Europa (Niederlande) macht die Zehn voll.

Überraschend sind die schwache Präsenz aus Europa und dass keine Beiträge aus Grossbritannien und Kanada vorhanden sind, obwohl diese in der Vergangenheit stark präsent gewesen sind. Seit Beginn der Intranetdesign-Jahreswertung (engl.) waren viele Regionen durch Gewinnerfirmen vertreten:

• 56% kamen aus Nordamerika,
• 31% aus Europa inkl. Grossbritannien,
• 11% aus dem asiatisch-pazifischen Raum (letztes Jahr waren es erst 8%),
• 1% aus Südamerika,
• 2% hatten keinen offiziellen Hauptsitz.

Die Intranet-Teams wachsen

Die Durchschnittsgrösse der Intranet-Teams betrug dieses Jahr 16 Mitglieder. Das war zwar nicht so viel wie das Allzeithoch letztes Jahr mit 27 Leuten, aber die Teamgrössen dieses Jahres zeigen weiterhin das Muster graduellen Wachstums aus den vergangen 13 Jahren. Das ist grossartig; allerdings müssen viele Intranet-Teams beim Erreichen ihrer Ziele weiterhin mit zeitlichen, technischen und politischen Beschränkungen kämpfen. Deshalb hoffen und erwarten wir, dass die Teamgrössen ihr graduelles Wachstum beibehalten und substanzielle Fortschritte beim Intranet-Design erreichen werden.

Für das Wachstum der Teamgrössen machen wir mehrere Faktoren verantwortlich, darunter:

• ein stärkeres Bekenntnis zum Intranet als einem mächtigen Geschäfts- und kommunikationswerkzeug,
• ein besseres Verständnis für den Bedarf nach guten Nutzererlebnissen,
• Versuch und Irrtum bei Zusammensetzung und Grösse der Teams auf dem Weg, den richtigen Mix von personellen Ressourcen hinzubekommen,
• der Anstoss, mehr Werkzeuge, Anwendungen, Inhalte und Formen ins Intranet-Design zu integrieren und Leute zu befördern, die diese Prozesse schon einmal auf Intranet-bezogene Aufgaben angewandt haben,
• die Erkenntnis, wie wohltuend es ist, Experten auf verschiedenen Fachgebieten wie Suche oder Programmierung zugekaufter Werkzeuge einzubinden.

 

Die Durchschnittsgrösse der Intranet-Teams lag dieses Jahr bei 16. Auch wenn das weniger ist als das Allzeithoch von 27 letztes Jahr (wozu ein Unternehmen mit einem 107-köpfigen Team gehörte), zeigt sich ein graduelles Wachstum über die Zeit hinweg.

Um diesen Faktor genauer zu bewerten, haben wir die Teamgrössen mit der jeweiligen Anzahl der Nutzer verglichen, die das Intranet unterstützt. In allen Fällen macht sich eine sehr kleine Anzahl von Entwicklern höchst nützlich für eine viel grössere Anzahl von Mitarbeitern. Die Teamgrösse in Prozent der Unternehmensgrösse betrug dieses Jahr 0.138%, oder 1.4 Teammitglieder pro 1000 Mitarbeiter, wobei die Unternehmen kleiner und die Teams etwas grösser wurden. Diese Zahl ist zwar etwas kleiner als letztes Jahr, aber fast doppelt so hoch wie in früheren Jahren und wir hoffen, dass dieser positive Trend anhält.

Kleinere Unternehmen bauen die besten Intranets

Die Grössen der Gewinnerunternehmen reichen von 20 bis 61'000 Mitarbeiter, mit einem Durchschnitt von 5'500 Mitarbeitern. Sieben unserer Gewinner-Intranets unterstützen weniger als 10'000 Leute, vier davon 5'000 oder weniger. Der Durchschnitt für alle unsere Gewinner-Unternehmen seit 2001 liegt bei 53'700 Mitarbeitern, aber in den letzten drei Jahren repräsentieren unsere Gewinner immer kleinere Organisationen. Die diesjährigen Gewinner bilden mit durchschnittlich 11'600 Mitarbeitern den bislang kleinsten Satz (ausser bei der Jahreswertung 2004, die sich auf Behörden konzentrierte).

In den letzten Jahren lag die durchschnittliche Zahl der Mitarbeiter der Gewinner-Unternehmen

• 2009 bei 37'500
• 2010 bei 39'100 (unter Ausschluss des Ausreissers Walmart mit seinen 1.4 Millionen Ladenangestellten)
• 2011 bei 37'900
• 2012 bei 19'700
• 2013 bei 18'800.

Diese Zahlen sind drei Jahre lang in Folge (2009-2011) fast gleich geblieben und 2012, 2013 sowie in diesem Jahr gesunken. Wir denken nicht, dass dieser Trend darauf hinweist, dass grosse Unternehmen keine grossartigen Intranets machen könnten; vielmehr ist es so, dass kleinere Unternehmen aufrücken. Zu den Faktoren, die vielleicht zum Erfolg der Intranets kleinerer Unternehmen beigetragen haben, gehören

• ein wachsendes Bewusstsein für den Geschäftswert der Erleichterung von Mitarbeiter-Kommunikation und des Wissensaustausches im ganzen Unternehmen, unabhängig von der Grösse,
• die sich wandelnde Belegschaft - oft verteilt auf viele Standorte oder im Feld arbeitend - und die Notwendigkeit, sie besser online mit Daten zu unterstützen,
• die Durchdringung der Arbeitsplätze mit sozialen Funktionen und der Wunsch, diese im Intranet anzubieten,
• der Bedarf nach besserer Betreuung von Nachrichten und Inhalten, die online den Mitarbeitern mitgeteilt werden.

Diese Elemente sind zwar über grosse und kleine Organisationen gleich wichtig, aber kleinere Organisationen hatten einen weniger dringenden Bedarf nach Online-Kommunikation und produktivitätssteigernden Applikationen, bevor diese Trends griffen.

Responsive Designs gewinnen an Zugkraft

Mobile Intranet-Zugänge und Designs hatten in den vergangenen Jahren der Design-Jahreswertung noch keinen Durchbruch. Dieses Jahr allerdings haben mehr Teams als je zuvor mobile Zugänge unterstützt oder das geplant.

Mehrere Gewinner dieses Jahres haben sich in gewissem Umfang auf mobile Optimierung konzentriert und drei Gewinner haben einen responsiven Design-Ansatz gewählt, um die Intranet zu gestalten und zu entwickeln. Statt verschiedene Intranet-Sites für verschiedene Geräte aufzubauen, haben die Teams ein responsive Design benutzt, um sich an verschiedene Geräte anzupassen, während sie eine einzige Site programmierten.

Im Allgemeinen scheint bei einem responsive Intranet die Gestaltung der Nutzeroberfläche länger zu dauern als bei einem Intranet für Arbeitsplatzrechner. In Wirklichkeit dauert es nicht unbedingt länger, weil es das Oberflächendesign für verschiedene Geräte einschliesst und nicht bloss für eine Sorte.

Dazu kommt, die Zeit für die Gestaltung einer responsiven Site kann bei der Entwicklungszeit eingespart werden. Eine responsive Programmbasis zu entwickeln, die unterschiedliche Bildschirmgrössen unterstützt, ist zeitaufwändiger als der Aufbau einer einzelnen Programmbasis für Arbeitsplatzrechner, aber das spart Zeit gegenüber der Entwicklung von drei getrennten Programmbasen für Arbeitsplatz, Tablet und mobile Geräte. Auch erleichtert es auf längere Sicht den Unterhalt. Bedenkt man diese potentiellen Zeitersparnisse für das Team - und den erleichterten Zugang beim Wechsel von Geräten, die dabei herauskommt - dann könnte ein responsiver Design-Ansatz für viele Intranet-Redesigns eine sehr gute Strategie sein.

Agile Entwicklungen und Prototypen (Wireframing) verbessern die Kommunikation im Team

Die Gewinnerteams dieses Jahres haben ihre Fähigkeiten ausgeweitet und mit Wegen experimentiert, Intranet-Sites effizient in einem kontrollierten Projekt aufzubauen, was mit zu kürzeren Projektzeiten beigetragen hat. Drei Teams haben bei ihrem Redesign-Projekt einen Agile-Ansatz verfolgt. Bei der Agile-Methodik (die nicht immer befolgt wird und sich auch nicht in Form von Scrum manifestiert) stellen die Teams auf der Basis von Nutzerbedürfnissen Ziele auf, kommunizieren sie, arbeiten dann in kurzen, definierten Durchläufen an Design und Programmierung von Funktionen. Dieses Modell kann im Zusammenhang mit einer Intranet-Entwicklung besonders effektiv sein, wenn viele Teammitglieder gleichzeitig an Intranet- und anderen Projekten arbeiten. Wenn solche Leute zu ihrer Arbeit am Intranet-Projekt zurückkehren, sind ihre kurz- und langfristigen Ziele klar definiert und kommuniziert. In erster Linie gehen die Leute dabei mit Konzentration und Zuversicht an ihr Arbeit.

Die Gewinnerteams haben Wireframes und funktionelle Prototypen als Blaupausen für Designs, für die Kommunikation und für Usability-Tests benutzt. Mehrere Teams fanden, dass Wireframes bei frühen Planungsgesprächen und Treffen von Akteuren enorm weitergeholfen haben. Skizzen haben dabei geholfen, die Unterhaltung aus dem Bereich nebulöser Konzepte in den der konkreten Ideen von Funktionalitäten, Designs und Inhalten zu heben. Wenn sie Wireframes anschauen konnten, half das den Teams, auf den gleichen Stand zu kommen.

Trends bei den Elementen

Zu den starken Trends bei Elementen zählen

• Karussells: Wir könnten das "Jahr der Intranet-Karussells" ausrufen, denn acht der zehn Gewinner haben dieses Designmuster auf irgendeine Weise auf ihrer Startseite untergebracht. Im Allgemeinen begründen die Designer den Gebrauch von Karussells so: 1) um mehr Inhalte in einer Parzelle des Startseiten-Grundstücks unterzubringen, oder 2) um politische Streitgespräche darüber, wessen Inhalte einen sichtbaren Platz am meisten verdienen, zu befriedigen. Warum auch immer, die Gewinner dieses Jahres liefern Beispiele für nützliche Karussells.
• das konstante rechte Gleis (engl.): Die rechte Aussenspalte wird auf Startseiten oft effektiv dazu genutzt, einen schnellen Zugang zu Anwendungen anzubieten und auf Artikelseiten dazu, verwandte Links oder soziale Elemente zu präsentieren.
• Funktionelle Fusszeilen: Zum ersten Mal haben funktionelle Fusszeilen wirklich ihren Platz in Intranets gefunden und bieten dort Feedback-Links, Links zu externen Websites, Suchboxen oder wiederholte Links aus der Site-Navigation an.
• Lokale Suchen: Eine einzige Suchfunktion für alles kann manchmal Suchergebnisse bringen, die nicht hilfreich sind. Eine Alternative besteht darin, Bereichssuchen anzubieten, über die die Nutzer bestimmte Intranet-Bereiche durchsuchen können. Dieses Element kann sehr verwirrend sein, wenn es nicht gut gestaltet ist, aber manche der diesjährigen Gewinner haben die Bereichssuchen aufgepeppt und auf hilfreiche Weise eingesetzt.
• Megamenüs, noch präsent, aber abnehmend: Damit die Mitarbeiter nicht von Auswahlmöglichkeiten überwältigt werden, verwenden mehrere Gewinner-Sites Megamenüs, um Menü-Links anzuzeigen. Anders als bei einigen anderen Sites haben diese Teams Usability-Tests eingesetzt und sich Beschränkungen auferlegt, um zu verhindern, dass die Megamenüs übergross und unhandlich werden. Stattdessen decken die Menüs effektiv interne Kategorien und Schlüsselwortfelder auf.
• Filmstreifen: manche Intranet-Teams haben sich dafür entschieden, besonders eng verwandte Links und Inhalte in einem galerieartigen Schaubild zu präsentieren.
• Flach und gekachelt: Eine flache Kachel-Ästhetik kam mit der Einführung von Windows 8 und iOS 7 in Mode; dieser Look begegnete uns auch im Feld der diesjährigen Gewinner-Designs.
• Sozial: Soziale Funktionen sind dieses Jahr erwachsen geworden und sind gut integriert, leicht und ergiebig. Wir sind Zeugen viel versprechender Änderungen im Erscheinungsbild sozialer Medien in Intranets, mit prominent sichtbaren Werkzeugen, die gut in inhaltliche Bereiche integriert sind. Auch machen die Teams Anstrengungen, die Mitarbeiter zu motivieren, ihre eigenen Informationen auf aktuellem Stand zu halten und Inhalte beizutragen.

Den Kollegen den Weg ins neue Design ebnen

Kluge Intranet-Teams wissen, dass es ins Desaster führen kann, ein neues Design auf nichtsahnende Kollegen los zu lassen. Die Leute sind oft schnell dabei, etwas Neues nicht zu mögen, vor allem, wenn sie es nicht erwartet haben.

Veränderungsmanagement ist ein entscheidender Teil von Intranet-Redesign-Projekten. Die Gewinnerteams dieses Jahres haben das verstanden. Sie haben mit ihren Kollegen kommuniziert und, wichtiger noch, sie schon frühzeitig und während des Redesign-Projekts einbezogen, haben geholfen, Nutzerbedürfnisse zu identifizieren und den Übergang zum neuen Design zu erleichtern.

Den weiteren Erfolg vorausplanen: Governance und unendlicher Wandel

Viele Intranet-Gewinnerteams - darunter die von Allianz Australia, AMP, Mayo Clinic und von National Geographic - haben spezielle Pläne für kontinuierliche Verbesserungen nach dem Launch gemacht, die die Ressourcen im Griff, die Ziele im Sinn und Governance-Komitees im Boot halten. Mit dieser Strategie verbessern sie die Intranet-UX für die Mitarbeiter immer weiter - und so auch für die Organisationen.

 

© Deutsche Version von Jakob Nielsens Alertbox. Institut für Software-Ergonomie und Usability AG. Alle Rechte vorbehalten.