Formulare oder Web-Anwendungen?

Sobald sich ein Formular über mehr als zwei Bildschirmseiten erstreckt, stellt sich die Frage, ob die zugrunde liegende Funktionalität nicht besser durch eine Anwendung erfüllt wird, wodurch der Nutzer interaktiver mit einbezogen würde.

 

by Jakob Nielsen (deutsche Übersetzung) - 19.09.2005

 

Formulare sind selten eine besonders gute Metapher für komplexe Interaktionen mit Computern. Leider sind sich die meisten grossen Unternehmen seit jeher an Papierformulare gewöhnt. Dementsprechend sind denn auch ihre Intranets geradezu vollgestopft mit Online-Formularen - für Daten, die meist besser über eine Applikationen mit richtigem Dialogablauf oder aber eine ausgewachsene graphische Nutzeroberfläche einzugeben sind.

Neulich bekamen wir einen Anruf von jemandem, der eine Usability-Überprüfung für ein einzelnes Intranet-Formular verlangte. Für gewöhnlich gebe ich ungern eine Rückmeldung zu einer einzelnen Seite: die Formalitäten und das Drumherum für so ein Projekt sind zu umfangreich, und die Usability-Einsichten tendenziell eher begrenzt, da der Kontext der Website oder der betreffenden Intranet-Sektion fehlt. In diesem Fall handelte es sich jedoch um ein angesehenes Unternehmen und einen guten Kunden von uns, dem wir diesen Extra-Service schuldeten. Also nahmen wir den Auftrag für das Formular an. Zum Glück, wie sich herausstellte, denn dieses eine Formular entpuppte sich als wahre Goldader für Usability-Themen: Unser Schlussbericht enthielt 27 Empfehlungen.

Das Formular enthielt 55 Interaktionselemente (z.B. Gruppen von Radio-Buttons, Textfelder und Menüs) plus allerlei Links zu Hilfen. Insgesamt war das Formular 3350 Pixel lang, was bedeutet, daß es sich auf einem Standardmonitor (1024*768) über knapp fünf Bildschirmseiten erstreckt.

Haben Sie auch solche Formulare auf Ihrer Website oder in Ihrem Intranet? Falls dem so ist, sollten Sie sie neu konzipieren - als Anwendungen. Die Formularmetapher funktioniert dort am besten, wo man einfache Dinge, wie eine Liefer- oder Rechnungsadresse in einer E-Commerce-Site, eintragen muss. Doch auch solche Daten sind eigentlich Elemente eines grösseren Arbeitsablaufs, der sich - vom Warenkorb bis zum Ausloggen - über zahlreiche Schritte erstreckt.

Wann verwendet man Formulare?

Formulare funktionieren, wo nicht mehr zu tun ist als schlichte Daten einzutippen. Stapeln Sie einfach die Textfelder übereinander und lassen Sie die Nutzer ohne nachzudenken etwas hineintippen. Ein paar wenige Entscheidungsfragen können drin sein, zum Beispiel die übliche Frage, ob Liefer- und Rechnungsadresse identisch sind. Selbst hier hebt eine Prise Interaktivität die Usability: Sie können zum Beispiel das Feld für die Rechnungsadresse so lange ausgegraut anzeigen, bis der Nutzer die Checkbox für "Die Rechnungsadresse entspricht der Lieferadresse" deaktiviert hat.

Kompliziertere Interaktionen aber lassen sich nur mit Abstrichen durch reine Formulare lösen. Die folgenden Kriterien helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie ein Formular oder ein interaktiveres Design wählen sollten:

• Komplexität der benötigten Information. Wenn es um Daten geht, die man ohne Nachdenken und ohne Nachschlagen einfüllen kann, verwenden Sie ein Formular. Wenn die Nutzer erst nachdenken oder irgendwo nachschauen müssen, dann verwenden Sie eine Anwendung (und bieten Sie Funktionen und Möglichkeiten an, mit denen man auf die benötigten Zusatzangaben zugreifen kann).
• Anzahl der Schritte. Bei wenigen Schritten verwenden Sie ein Formular. Sind es viele Schritte, strukturieren Sie sie - entsprechend dem natürlichen Arbeitsablauf - über mehrere Stufen verteilt.
• Bedingte Bereiche. Wenn alle Fragen und Optionen stets die gleichen bleiben, verwenden Sie ein Formular. Wenn dagegen die späteren Fragen von den bereits gemachten Angaben abhängen, verwenden Sie eine Anwendung - und präsentieren Sie in jedem Schritt nur die jeweils relevanten Optionen.
• Linearität. Bedingte Bereiche sind nur ein Beispiel für Nicht-Linearität unter vielen. Wenn die Nutzer in linearer Abfolge vorgehen können, ohne zu früheren Schritten zurückgehen und dort etwas ändern zu müssen, dann verwenden Sie ein Formular. Wenn die Schritte nicht voneinander abhängen, verwenden Sie ein Formular. Wenn die Nutzer dagegen zwischen den Schritten hin- und herspringen müssen oder die Schritte in einer unvorhersehbaren Reihenfolge erledigen, dann verwenden Sie eine Anwendung.

Beachten Sie, dass die blosse Länge eines Formulars noch kein hinreichender Grund ist, es aufzubrechen. Klar, es ist besser, sich an ein bis zwei Bildschirmseiten zu halten: Wenn ein Formular viele Bildschirmseiten füllt, sollten Sie ernsthaft erwägen, einige Fragen und Optionen wegzulassen. Andernfalls überanstrengen Sie wahrscheinlich die Nutzer und verringern die Konversionsrate. Wenn aber alle Elemente wirklich nötig sind, können Sie sie auch auf einer langen Seite präsentieren - stellen Sie nur sicher, dass alle Elemente einfach sind, so dass die Nutzer nichts anderes tun müssen als scrollen (und seufzen), während sie einen Schritt nach dem anderen auf dem langen Marsch zur ersehnten "Abschicken"-Schaltfläche abarbeiten.

Vorteile von Anwendungen

Auf längere Sicht werden wir es, wie ich glaube, immer mehr mit alleinstehenden Internet-Anwendungen mit optimierten Nutzeroberflächen zu tun bekommen, um bestimmte Aufgaben und Daten zu bearbeiten. Der Abonnier-Manager von Napster, der iTunes-Musikladen und die Google-Landkarten sind aktuelle Beispiele für diesen Trend. Sobald Windows Vista ("Longhorn") einmal im normalen Einsatz ist, wird die meiste Internet-Funktionalität wahrscheinlich derart sein, dass der heruntergeladene Code das gleiche Look-and-Feel wie der Ursprungscode (XAML/Avalon) haben wird. Bis dahin dauert es natürlich noch Jahre. (Üblicherweise empfehle ich, bei einer neuen Technology mindestens zwei Jahre zuzuwarten, ehe man sie auf der Website verwendet.)

Zurzeit jedoch muss das, was ich hier "Anwendung" genannt habe, nicht notwendigerweise etwas sein, das man sich als alleinstehenden Binärcode herunterladen müsste, oder was innerhalb der heutigen Generation der Vor-Vista-Internet-Programmiersprachen wie Flash oder JavaScript implementiert werden müsste. Die Art von Nutzeraufgaben, auf die ich mich hier beziehe, erfordern hauptsächlich kurzlebige Anwendungen, die man als ein Set von Webseiten dort implementieren kann, wo auf dem Server alle oder die meisten Programme ablaufen.

Auch Anwendungen, die nur aus einem simplen Satz von Webseiten bestehen, der in grössere Websites oder Intranets eingebettet ist, unterscheiden sich von Formularen insofern, als sie eine programmierbare Logik und programmierbare Abläufe haben. Gegenüber Formularen haben Anwendungen die folgenden potentiellen Vorteile:

• Fokus. Wenn man den Ablauf in mehrere Schritte zerlegt, können sich die Nutzer jeweils auf einen Bereich konzentrieren. Daher werden sie potentiell weniger stark von anderen Bildschirmelementen abgelenkt und überlastet, die ebenfalls ihre Aufmerksamkeit zu erlangen suchen. Damit das einen Nutzen bringt, müssen Sie die Anwendung natürlich in einer Weise aufstückeln, die für die Nutzer sinnvoll erscheint und es nur selten nötig macht, sich auf Informationen in anderen Bereichen zu beziehen.
• Kontexthilfe. Weil weniger Elemente auf dem Bildschirm sind, können Sie es sich leisten, jedes davon zu erläutern. Sie können Schaltflächen und Menüs mit Text und Beispielen unterstützen, die den richtigen Gebrauch illustrieren. Es ist gegebenenfalls besser, diese Informationen auf dem Hauptbildschirm darzustellen, da die Nutzer nur ungern in separate Hilfe-Fenster wechseln. Wenn Sie ein zusätzliches Hilfe-Fenster nicht vermeiden können, dann ist es mit Applikationen wenigstens möglich, den Hilfetext direkt auf den aktuellen Schritt im Arbeitsablauf des Nutzers zu beziehen.
• Keine zusammengedrückte Darstellung. Ein zweiter Vorteil bei weniger Elementen auf dem Bildschirm liegt darin, dass Ihr Layout nicht so sehr unter Platzmangel leidet. So können Sie z.B. Drop-Down-Menüs vermeiden, ebenso wie winzige, zu scrollende Listenfelder. Präsentieren Sie stattdessen Listen mit wählbaren Optionen so, dass man alle Optionen gleichzeitig sehen kann. Das erleichtert die Auswahl und macht sie weniger fehleranfällig.
• Keine irrelevanten Schritte. Nutzer brauchen keine Fragen oder Optionen zu lesen, die auf sie nicht zutreffen. Wenn Ihre Geschäftslogik es zum Beispiel erfordert, zu wissen, ob Ihre Kunden verheiratet sind oder nicht, dann stellen Sie Singles keine Fragen über den nicht vorhandenen Ehegatten. Formulare werden länger und komplizierter, wenn die Nutzer Anweisungen lesen müssen wie z.B.: "Wenn Sie Frage 25 mit ja beantwortet haben, machen Sie bitte mit Frage 26 weiter. Andernfalls springen Sie bitte zu Frage 27."
• Flexible Arbeitsabläufe. Mit Hilfe von Anwendungen können Sie die Nutzer an verschiedenen Teilen des Problems arbeiten und dabei eine Reihenfolge wählen lassen, die ihnen sinnvoll erscheint. Sie können ihnen in dem Prozess auch ermöglichen, auf zusätzliche Datenquellen zurückzugreifen. Wenn eine Anwendung beispielsweise zum Begleichen von Rechnungen eine Händlernummer benötigt, können Sie einen Suchdialog einblenden, über den die Nutzer Händler nach Namen ausfindig machen und dann die Nummern und Zusatzinformationen automatisch von der einen in die andere Anwendung übertragen können. (Im Allgemeinen gilt: Wenn Sie bei Feldstudien beobachten, dass die Nutzer Informationen vom Bildschirm auf einen Notizzettel niederschreiben, nur um sie in eine andere Bildschirmseite wieder einzutippen, dann haben Sie eine Gelegenheit ausgemacht, wo über automatischen Datentransfer die Produktivität verbessert und die Fehlerquote reduziert werden kann.)
• Rückmeldungen. Nutzen Sie die Programmierbarkeit aus und verwenden Sie die Aktionen und Auswahl der Nutzer als Bestätigung, wie der Computer die Eingaben interpretieren wird. Wenn die Nutzer zum Beispiel eine Händlernummer eingegeben haben, geben Sie eine Rückmeldung, indem Sie den Namen des Händlers anzeigen. Dadurch werden Fehler aufgrund falsch eingetippter Händlernummern drastisch abnehmen.
• Individualisierbarkeit. Wenn eine Anwendung wiederholt genutzt wird, können Sie den Nutzern ermöglichen, Kurzbefehle für häufige Aktionen hinzuzufügen. Eine Anwendung für Spesenberichte zum Beispiel bittet die Nutzer, die gefahrenen Kilometer einzugeben, um eine Rückerstattung für den Gebrauch des eigenen Autos zu bekommen. Wenn ein Mitarbeiter oft die gleichen Strecken fährt (etwa zum Flughafen oder zum Standort eines wichtigen Kunden), könnte die Anwendung den direkten Zugriff darauf anbieten und die Strecken namentlich auflisten (etwa "Büro zum Flughafen Zürich").
• Interaktive Elemente jenseits von Feldern und Schaltflächen. In Anwendungen können Sie sämtliche Oberflächen-Innovationen einsetzen - von der Folienpräsentation bis hin zur Möglichkeit, interessante Bereiche auf einem Bild zu markieren.

Nachteile von Anwendungen

Anwendungen haben zwei ernsthafte Mankos. Erstens bringen sie Programmierung und Techniken mit sich, die mit Kosten und Fehlerrisiken behaftet sind. Entwickeln Sie nur dann ein Programm, wenn Sie es sich leisten können, den Code auf einem hohen Qualitätsniveau zu debuggen, sonst schaden Sie den Nutzern mehr als Sie ihnen helfen.

Zweitens setzen Anwendungen voraus, dass die Nutzer in einem Umfeld, wo nicht alles sofort sichtbar ist, neue Befehle verstehen. Bei einer mangelhaften Umsetzung können diese beiden Umstände die Usability drastisch reduzieren - im Vergleich zu einem einseitigen Formular, wo die Aktionen simpel sind (Scrollen) und nichts verborgen ist (auch wenn unter Umständen Scrollen nötig ist, um die unteren Elemente zu sehen). Bei unserem Test mit 46 web-gestützten Anwendungen bestand eines der Hauptprobleme darin, dass die Nutzer die Aufgabenstruktur und die grundlegenden Ziele der jeweiligen Anwendung anhand der Oberfläche nur mangelhaft verstanden hatten.

Daraus ergibt sich die Richtlinie, mit einem kurzen Überblick über die Anwendung, ihren Arbeitsablauf und die gewünschten Ergebnisse zu beginnen. Dadurch erhöht sich allerdings das ganze Drumherum, was ebenfalls eher gegen kurzlebige Anwendungen in Websites und Intranets spricht. Doch alles in allem sind Aufgaben häufig hinreichend komplex, so dass sich die Usability steigern lässt, wenn Sie die alte Formular-Metapher kippen und den Nutzern mit einer interaktiven Oberfläche Unterstützung bieten.

 

© Deutsche Version von Jakob Nielsens Alertbox. Institut für Software-Ergonomie und Usability AG. Alle Rechte vorbehalten.