6 Möglichkeiten, das soziale Engagement in Intranets zu fördern

by Amy Schade (deutsche Übersetzung) - 22.11.2015

Moderne Intranets entwickelten sich von einem Ort, an dem Informationen konsumiert werden hin zu einem Ort, wo Informationen geteilt werden. Partizipatorische oder soziale Intranet-Tools reichen vom Liken einer Geschichte, dem Kommentieren und dem Ausfüllen eines Mitarbeiterprofils bis hin zu komplexeren Dingen, wie Mikroblogging, dem Posten oder Beantworten von Fragen, der Teilnahme an Diskussionen und der Nutzung von Tools zur Zusammenarbeit.

Das Engagement in Intranets hängt davon ab, wie geeignet das neue Instrument für das Unternehmen und seine Kultur ist, wie klar den Mitarbeitern die Absicht des Tools kommuniziert wurde und wie einfach die Verwendung der Nutzeroberfläche ist. Doch selbst wenn die richtigen sozialen Funktionen implementiert wurden, könnten Mitarbeiter zögern, Informationen im Intranet zu teilen: sie könnten vielleicht nicht sicher ein, welche Dinge geteilt werden sollen, haben Zweifel, ob sie während der Arbeitszeit posten dürfen, oder könnten sich Sorgen über die Reaktion des Managements auf einen Post machen.

Es reicht nicht aus, das Instrument zu veröffentlichen und das Beste zu hoffen, da sich Leute oft nur zaghaft an Online-Communities beteiligen. Hier sind einige Strategien, um das Engagement im Intranet zu fördern.

1. Veröffentlichen Sie Inhalte rasch

Die meisten Leute wollen nicht die Ersten sein, die ein Tool verwenden oder Inhalte im Intranet veröffentlichen. Es ist einfacher, Menschen dazu zu bringen, auf Inhalte zu antworten, als sie selbst zu erstellen.

Ziehen Sie zuerst eine beschränkte Beta-Veröffentlichung in Erwägung. Ein Pre-Launch für ein begrenztes Publikum hat zwei Vorteile: (1) er ermöglicht es dem Team, Kinderkrankheiten zu beseitigen, bevor das gesamte Unternehmen Zugriff auf das Tool hat, und (2) er sorgt dafür, dass bereits vor der grossen Veröffentlichung Inhalte vorhanden sind. Dank dieser anfänglichen Anstrengungen sieht das ganze Publikum nach der endgültigen Veröffentlichung kein leeres Instrument mit leeren Funktionen. Ein Tool, das bereits verwendet wurde, ist einfacher zu verstehen und zu nutzen, als ein Tool, das noch niemand benutzt hatte.

Holen Sie sich bei der Veröffentlichung eines neuen Instruments Hilfe von Intranet-Freunden und -Fans im Unternehmen, um sofort mit den richtigen Tools zu beginnen. Überlegen Sie, welche Mitarbeiter Ihnen bei dieser Aufgabe helfen könnten: Mitglieder des Intranet-Teams, Mitglieder des Führungsteams, Autoren und Redakteure, bekannte oder beliebte Personen im Unternehmen, Befürworter der partizipativen Funktionen des Intranets oder Mitarbeiter, die sich mit der Entwicklung und dem Testen neuer Tools beschäftigen. Holen Sie sich Hilfe bei der Erstellung von Inhalten, dem Kommentieren, Liken oder dem Ausfüllen von Profilen.

Inhalte, die von anderen Personen aus demselben Unternehmen erstellt wurden, beziehen Nutzer auf natürliche Weise ein und können sie motivieren, zu antworten oder das Gespräch durch neue Themen zu ergänzen. Die bestehenden Inhalte dienen auch als Beispiel und helfen dabei, den Zweck, den Tonfall, und die Absicht des Instruments zu erklären. Anstatt zu raten, welche Dinge angemessen sind, können Nutzer sehen, wie das Tool funktioniert. Zeigen statt erklären. (Richtlinien werden nämlich nur von wenigen Nutzern gelesen.)

2. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran

Die Teilnahme von Managern, Führungskräften und anderen hochrangigen Mitarbeitern des Unternehmens kann den Mitarbeitern zeigen, dass Aktivitäten auf der Webseite nicht nur erlaubt, sondern sogar erwünscht sind. Wenn Führungskräfte die Tools nutzen, bedeutet das, dass sie wertgeschätzt werden.

Einige Mitarbeiter könnten sich Sorgen darüber machen, kritisiert zu werden, dass sie zu viel Zeit im Intranet verbringen: der Chef könnte vielleicht glauben, dass sie ihre Aufgaben nicht erledigen oder zu viel Freizeit haben. Aktives Posten durch Führungskräfte zeigt, dass die neuen Tools wertgeschätzt werden und ihre Nutzung erwünscht ist. Manager können auch durch direktes, positives Feedback (entweder informell oder im Rahmen von Leistungsbeurteilungen) zeigen, dass die Teilnahme des Mitarbeiters geschätzt wird.

3. Unterstützen Sie eine Veranstaltung

Passiert derzeit etwas im Unternehmen? Eine Neuorganisation? Eine Mitarbeiterversammlung? Eine Benefizaktion? Integrieren Sie das Tool in die Veranstaltung oder schlagen Sie vor, sie im Intranet zu diskutieren.

Themen, an denen viele Mitarbeiter des Unternehmens interessiert sind, sind natürliche Gesprächsstarter und passen daher gut zu sozialen Tools. Das Schwierige ist, Menschen dazu zu motivieren, das Instrument auch nach Ende der Veranstaltung zu verwenden. Die Mitarbeiter sollten das Tool daher nicht zu eng mit der Veranstaltung in Verbindung bringen, ansonsten könnte die Teilnahme nach der Veranstaltung komplett zusammenbrechen.

Gibt es derzeit keine Veranstaltungen? Schaffen Sie eine. Bitten Sie eine Führungskraft oder einen hochrangigen Mitarbeiter, eine halbe Stunde lang Fragen zu beantworten. Vereinbaren Sie eine Gesprächsrunde über die Leistungsauswahl mit der Personalabteilung. Schaffen Sie einen Ort, an dem sich Menschen mit IT-Mitarbeitern über aktuelle technische Updates austauschen können. Motivieren Sie Mitarbeiter, ein Tool zu einem bestimmten Zweck zu verwenden, um sich mit dem Instrument vertraut zu machen und zu verstehen, wie es funktioniert bzw. warum es sinnvoll ist.

4. Beziehen Sie alle mit ein

Ein ungleicher Zugang zu Instrumenten kann sich negativ auf die Teilnahme auswirken. Einige Mitarbeiter können sich vielleicht gar nicht engagieren, da ihr Zugriff zum Intranet limitiert ist oder es technische Probleme gibt, die eine Teilnahme schwierig machen. Hat ein Teil Ihrer Mitarbeiter keinen regelmässigen Zugang zum Intranet? Welche Mitarbeiter Ihres Unternehmens sitzen nicht jeden Tag an einem Schreibtisch? Funktionieren Ihre Teilnahmetools auch auf mobilen Geräten? Beschränken Sie den Zugriff von Personen und was könnten Sie tun, um alle zu unterstützen?

Eine responsiv gestaltete Version des Intranets von Verizon, die in unserem Bericht Mobile Intranets und Unternehmens-Apps vorgestellt wird, enthielt zum Beispiel Kommentarfunktionen für alle Bildschirmgrössen, damit sie auch von Mitarbeitern, die nicht an Schreibtischen und in Büros sassen, verwendet werden konnten. Die Kommentarfunktion für Geräte mit kleinerem Bildschirm zu entfernen, hätte zwar schnellere Ladezeiten der Seite zur Folge gehabt, das Team entschied sich aber dafür, die Funktion für alle Geräte zur Verfügung zu stellen – und somit alle Mitarbeiter zu inkludieren – was wichtiger war, als die Webseite zu beschleunigen.

Engagement entsteht auch, indem Fragen gepostet und eine Vielzahl von Antworten und Perspektiven erbeten werden. Beenden Sie Artikel oder Blog-Einträge mit Fragen an das ganze Unternehmen. Geben Sie Mitarbeitern etwas, über das sie schreiben oder das sie beantworten können. Berücksichtigen Sie alle Arten von Mitarbeiten und alle Einblicke, die Sie erhalten könnten, indem Sie Fragen stellen, die auf bestimmte Arten von Mitarbeiter, Gruppen oder Positionen abzielen (aber sich nicht darauf beschränken). Verkäufer oder Monteure können zum Beispiel interessante Einblicke liefern und von ihren Erlebnissen berichten.

5. Wählen Sie, falls angemessen, einen leichten Tonfall

„Leicht“ bedeutet nicht „albern“ (auch wenn „lustige“ Inhalte von Zeit zu Zeit sicherlich dabei helfen, dass sich Mitarbeiter als Menschen – und nicht nur Arbeiter – wertgeschätzt fühlen). Ein leichter Ton ermöglicht eine ungezwungenere Teilnahme. Anstatt einen formellen Artikel zu schreiben, können Mitarbeiter einfach ein schnelles Update posten.

Der Tonfall kann durch den Namen des Tools festgelegt werden. Ikea, ein Sieger des Intranet Design Annual 2008, kreierte ein Tool mit dem Namen „Das ist lächerlich“ in dem Ideen zur Verbesserung des Unternehmens gepostet werden können. Der Name des Instruments bestimmt den Tonfall der ungezwungenen Teilnahme: die Reaktion der Mitarbeiter wäre anders gewesen, wenn das Instrument Ideensammlung für Verbesserungen und Effizienz des Unternehmen heissen würde.

Der Tonfall wird auch durch den Inhalt festgelegt – vor allem durch die Inhalte, die am Anfang gepostet werden. Soziale Tools entwickeln sich zwar mit der Zeit weiter, falls aber von Anfang an der falsche Ton gewählt wird, könnte die Beteiligung rasch sinken. Ein Tonfall, der nicht mit der beabsichtigten Verwendung des Tools übereinstimmt, kann es schnell zu Fall bringen.

Einer unserer Kunden erstellte ein Forum, in dem Ideen zur Verbesserung des Unternehmens gepostet werden sollten. Da das Forum weder vom Intranet-Team noch von der Führungsetage gemanagt oder gelesen wurde, wurde es schnell zu einer Beschwerdeplattform, in der niemand Lösungen anbot. Obwohl sich Tools natürlich etwas anders entwickeln könnten, als ursprünglich beabsichtigt, können frühzeitige Kontrollen dabei helfen, die Konversation umzuleiten und eine Nutzung zum gewünschten Zweck zu erreichen.

Falls eine derartige Situation auftritt, sollten Sie unbedingt positive Inhalte hervorheben. Formelle Antworten auf ungezwungene Diskussionen zu geben oder auf kritische Inhalte auf der Seite überzureagieren kann die Teilnahme schnell eindämmen oder Mitarbeitern das Gefühl geben, dass ihre Nutzung vom Management überwacht – anstatt unterstützt – wird.

Klick Health, ein Sieger des Intranet Design Annual 2015, ermöglicht es Mitarbeitern, Fragen auf der Seite zu posten. Ein Mitglied des Content-Teams geht mit einem Smartphone in der Hand zu einem Experten des Unternehmens und nimmt seine Antwort auf Video auf, welches er dann auf der Seite veröffentlicht. Dieser Ablauf macht die Weitergabe von Wissen für alle Beteiligten leicht und bedeutet minimalen Aufwand für das Content-Team. Anstatt eine E-Mail zu verfassen oder eine offizielle Antwort zu schreiben, können die Experten die Frage auf ungezwungene Weise beantworten. Dieser einfache Zugang reduzierte die Barriere für den Wissensaustausch und die Kontaktaufnahme.

6. Basieren Sie geschäftliche Inhalte auf von Mitarbeitern verfassten Inhalten

Soziale Bereiche der Seite können Ideen für geschäftliche Inhalte liefern. Hatte eine Nachrichtenmeldung zahlreiche Diskussionen zur Folge? Erstellen Sie eine Umfrage zum Thema oder schreiben Sie einen weiterführenden Artikel, in dem es um die Konversation geht. Haben Sie eine interessante Notiz über ein Projekt gesehen, die zwischen Mitarbeitern weitergegeben wurde? Sprechen Sie mit Teammitgliedern und machen Sie einen Leitartikel daraus. Fragen Sie Mitarbeiter nach Verbesserungsvorschlägen? Schreiben Sie Geschichten über die Verbesserungen, die implementiert wurden oder derzeit in Arbeit sind.

Wenn geschäftliche Inhalte von den Inhalten der Nutzer inspiriert werden, profitiert nicht nur das Unternehmen davon – auch die Mitarbeiter erfahren, dass ihre Teilnahme geschätzt wird und wichtig ist. Dieses positive Feedback kann andere Mitarbeiter motivieren, sich ebenfalls im Intranet zu beteiligen.

Nicht nur für den Launch

Obwohl diese Methoden für die Einführung eines Intranet-Tools wichtig sind, können sie jederzeit implementiert werden, um der Beteiligung auf der Seite auf die Sprünge zu helfen.  

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Dieser 217-seitige Bericht mit 106 farbigen Screenshots präsentiert Best Practice beim Gestalten von sozialen Funktionen für Intranets.

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