3 Wege um Intranet Content-Autoren zu inspirieren

by Amy Schade (deutsche Übersetzung) - 27. März 2016 

Zu den besten Intranets mit dem überzeugendsten Inhalt tragen typischerweise Content-Autoren aus dem gesamten Unternehmen mit Informationen bei. Anstatt eine zentralisierte Betrachtungsweise der Informationen aus der Perspektive des Firmenhauptsitzes oder des firmeneigenen Kommunikationsteams darzustellen, profitieren Intranets mit dezentraler Content-Autorenschaft sowohl von der Präsentation einer Vielzahl von Ideen und Expertise als auch von einem Informationsangebot, welches für den konkreten Leserkreis des Unternehmens relevant ist.

Um einen überzeugenden Inhalt zu unterstützen, genügt es nicht, Angestellte einfach zu bitten, Beiträge zu liefern oder diese Rolle Einzelpersonen im Unternehmen zu übertragen. Hier sind 3 Tipps, um Beitragende bei der Gestaltung bestmöglicher Inhalte anzuspornen, zu unterstützen und zu inspirieren.

1. Helfen Sie ihnen zu gestalten, nicht nur hochzuladen

Wenige Intranet Content-Autoren sind ausgebildete Autoren oder Redakteure und noch weniger sind ausgebildete Web-Autoren. Intranet-Teams bilden Content-Autoren normalerweise darin aus, wie sie Informationen in ein Content Management System (CMS) eingeben. Aber dies umfasst nur die Mechanik, die Worte auf den Server zu bekommen und nicht, was diese Worte sein sollten. Auf der Welt gibt es bereits genug mangelhafte Inhalte: tragen Sie nicht weiter zur Informationsverschmutzung bei, sondern arbeiten Sie stattdessen mit den Autoren, um gute Inhalte und gutes Schreiben zu unterstützen.

Gute Inhalte. Helfen Sie Content-Erstellern, nicht nur das System zur Darstellung der Inhalte zu verstehen sondern auch den Prozess, der hinter der Gestaltung steckt. Wenn neue Autoren beginnen, im Intranet zu arbeiten, brainstormen Sie mit ihnen, um sie auf Ideen für geeignete, fesselnde und interessante Inhalte zu bringen. Content-Autoren bringen Insiderwissen und Expertise in das Gespräch ein und Intranet-Teammitglieder kennen die Content-Strategie für die Website und können Einblick geben, welche Inhalte am erfolgreichsten sind. Sprechen Sie über erfolgreiche Inhalte aus anderen Bereichen der Website, einzigartige Beiträge, die der Autor liefern kann, nützliche Informationen, die hinzugefügt werden sollten oder sogar Ideen für neue Content-Formen, wie z.B. Videointerviews mit Experten oder Fotografien von Projekten.

Denken Sie daran, dass guter Content viele Gesichter hat. Es kann sich um das Posten von Updates eines Teams handeln oder das Teilen von Erkenntnissen einer Gruppe, die für einen grösseren Leserkreis im Unternehmen gedacht sind. Es kann das Verfassen von Steckbriefen der Angestellten oder von Projekten sein.

Gutes Schreiben. Helfen Sie den Autoren zu verstehen, was es bedeutet, für das Web zu schreiben. Selbst ausgebildete Autoren haben Schwierigkeiten, Informationen für das Intranet umzusetzen. Bieten Sie Leitlinien und Tipps, wie man kurz und prägnant für das Web schreibt und geben Sie den Autoren einfachen Zugriff auf diese Informationen. Zeigen Sie für jede Leitlinie Vorher- und Nachher-Beispiele für deren Anwendung. Posten Sie diese Leitlinien an einem leicht zugänglichen Ort im Intranet und aktualisieren Sie sie regelmässig, wenn die Anforderungen sich ändern oder neue Beispiele aufkommen. Für Responsive Intranets kann eine detailliertere Leitlinie für das Schreiben notwendig sein. Zwei der Gewinner des 2016 Intranet Design Annual haben Leitlinien bereitgestellt, die sich auf die Einzelheiten des Schreibens von Inhalten fokussieren, die auf quasi allen möglichen Geräten genutzt werden können.

Intermountain Healthcare hat eng mit Websitebetreibern und Content-Beiträgern zusammengearbeitet und Leitlinien für das Schreiben bereit gestellt, die im Intranet gepostet wurden. Das Team wusste, dass es ‚Kürze‘ zum allumfassenden Thema der Content-Leitlinien machen musste - nicht nur weil Webnutzer die Inhalte scannen, sondern auch weil die Inhalte auf einer Vielzahl von Geräten, inkl. Smartphones, Tablets oder PCs konsumiert werden.

Ähnlich hat das schwedische Parlament ihre Autoren angewiesen, Redewendungen wie „das Bild rechts“ oder „das Menü auf der linken Seite“ in Lehrtexten zu vermeiden, da sich die Anordnungen in dynamischen Designs mit der Veränderung der Bildschirmgrösse verschieben würden. Diese Empfehlung erfolgte zusätzlich zu ihrem Schritt zu einem Schreiben in „schlichtem Schwedisch“, um die Informationen verständlicher zu gestalten.

Intermountain Healtcare, ein Gewinner des 2016 Intranet Design Award Annual, hat Informationen über das Schreiben für das Web im Intranet eingebunden. Die Seite selbst war prima für das Web geschrieben, mit Aufzählungen, fett geschrieben Schlüsselwörtern und kurzen Sätzen.

Gute Prozesse. Vielbeiträger sollten wissen, wie sie ihre eigenen Inhalte veröffentlichen, so dass sie die Informationen zügig im Intranet bereitstellen können. Gehen Sie über die Ausbildung der Leute, die das Content-Management-System nutzen, hinaus und werfen Sie einen Blick auf die Komplexität und Nutzerfreundlichkeit des verwendeten Systems.

Der Prozess zur Content-Veröffentlichung und auch das dazugehörige Ausbildungsmaterial sollten so einfach wie möglich sein. Enbridge, ein weiterer 2016 Intranet Design Annual Winner, war sowohl mit der Vereinfachung des Veröffentlichungsprozesses als auch der Aktualisierung der Anweisungen erfolgreich. Die Nutzer mussten nicht länger mit dem Back-End des CMS interagieren, um Inhalte hinzuzufügen oder zu bearbeiten und der Genehmigungsprozess wurde optimiert. Online-Lehrvideos stellten Handlungsanweisungen für Content-Autoren bereit. Die Ausbildungsmaterialien wurden mit Blick auf Veränderungen und Skalierbarkeit entwickelt: Das Intranet-Team teilte die Videos in Module auf, um kleine Änderungen an den Anweisungen zu vereinfachen ohne das ganze Video erneuern zu müssen.

Diese Verbesserungen erzielten einen grossen Erfolg für das Enbridge Team: selbst mit dem Aufwuchs um 50 neue Content-Autoren haben das neue System und die Handlungsanweisungen Support Anrufe bzgl. der Content-Veröffentlichung praktisch abgeschafft und die Autoren zeigten sich zufrieden mit dem neuen, effizienten Prozess.

Das Enbridge Intranet enthält einen Bereich mit Quellen für Content-Autoren, inkl. Links zur Ausbildung, zu Gestaltungsrichtlinien und zu einer Autoren-Community.

2. Geben Sie Feedback und fördern Sie eine unterstützende Community

Wenn Angestellte als Content-Autoren benannt werden oder dies freiwillig tun, können Intranet-Teams sich eventuell sträuben, diesen Autoren Feedback zu geben. Entweder aus Angst, sie zu entmutigen oder weil das Intranet-Team nicht ausreichend Zeit hat, um mit den Autoren zu arbeiten. Wie dem auch sei, selbst die motiviertesten Autoren können demotiviert werden, wenn sie niemals Feedback erhalten über die Wertigkeit ihres Schreibens - zumindest darüber ob ihre Inhalte hilfreich sind und von anderen Intranet-Usern besucht werden.

Viele Teams kontaktieren Content-Autoren nur wenn die Inhalte veraltet sind oder zu einer automatischen Überprüfung anstehen. Obwohl wichtig, sollte die Erneuerung oder Überprüfung von Inhalten nicht der einzige Berührungspunkt mit den Beiträgern sein. Während unserer Intranet-Feldstudien in einer Vielzahl von Unternehmen hören wir oft, dass Beiträger sich in ihrer Rolle isoliert fühlen, sei es weil das Intranet-Team sie nur vereinzelt kontaktiert oder weil sie keine nahen Autorenkollegen haben, mit denen sie kommunizieren können.

Geben Sie Autoren analytische Informationen über die Leserzahl ihrer Inhalte. Stellen Sie sicher, dass sie den Autoren zum Vergleich Orientierungspunkte liefern - 100 Leser könnten abhängig von der Website, dem Inhalt und dem beabsichtigten Leserkreis ein grosser Erfolg oder grosser Reinfall sein. Autoren mit vielen Lesern werden stolz und motiviert sein. Autoren mit weniger Lesern könnten motiviert werden, härter zu arbeiten, um die Bedürfnisse ihrer Kollegen zu erfüllen. Um letzteres Szenario in einen Erfolg zu verwandeln, stellen Sie unbedingt Unterstützungsmaterialien zur Verfügung, die den Autoren die notwendigen Tipps für eine Verbesserung geben.

Es ist wichtig, für die Autoren eine unterstützende Community aufzubauen.  Die Community sollte das Intranet-Team als auch andere Content-Autoren in dem Unternehmen umfassen. Setzen Sie nicht voraus, dass Autoren sich von selbst miteinander unterhalten - sie können in verschiedenen Gruppen, Teams, Abteilungen, Büros oder sogar Ländern verteilt sein und sich nicht einmal kennen. Vielleicht wissen sie gar nicht, wer sonst noch Informationen zu der Website beiträgt.

Ein Raum wo Autoren entweder digital oder physisch Kontakt herstellen können, kann ihnen helfen, einander zu unterstützen und gibt ihnen die Möglichkeiten, mit Ideen zu spielen oder technische Fragen zu klären. Der Autorenraum könnte die Form eines Lunch n‘ Learn Meetings für Content-Autoren des selben Bürostandortes haben. Es könnte im Intranet ein Community-Bereich für Autoren und Redakteure mit aktiven Beiträgen (z.B. Feedback über Zugriffsdaten, Auswertungen und erfolgreiche oder beliebte Inhalte) des Intranet-Teams eingerichtet werden. Es könnte ein regelmässiger Newsletter mit Informationen und der Möglichkeit zur Fragestellung sein. Es könnte ein monatliches Online-Meeting sein, auf dem erfolgreiche Inhalte und neue Initiativen oder Möglichkeiten hervorgehoben werden. Spornen Sie durch Beispiel an und loben Sie wo es angebracht ist. Ein kleines Feedback kann viel bewirken, selbst wenn es nicht direkt über des Autors Inhalte ist.

Es kann auch nicht schaden, den Autoren Respekt zu zollen, indem man sie respektvoll oder gar ehrfürchtig bezeichnet. dorma+kaba zum Beispiel, ein Design Annual Gewinner, bezeichnet die Content-Autoren als “Komunikationshelden.” Diese Helden werden monatlich in einem Online-Meeting zusammengebracht, in dem sie Erfolgsmethoden und Erfahrungen austauschen. Beiträger beteiligen sich im Intranet auch an einer Trainings-Community Site.

Eine Community von Entwicklern bestärkt die Kollegen, sich gegenseitig zu unterstützen. Sie können Community Besprechungen durchführen und gute Arbeit ihrer Kollegen honorieren. Sie können neue Content-Ideen austauschen und im Brainstorming verarbeiten. Und sie können Tricks zur effizienten Schaffung von effektiven Inhalten austauschen.

3. Ziehen Sie Autoren zur Rechenschaft

Die Erstellung von Inhalten ist oft ein Job, der einem Angestellten eher zugewiesen wird, als dass nach ihm gefragt wird. Selbst inspirierte Content-Autoren oder jene, die das Schreiben mögen und sich freiwillig gemeldet haben, können das Gefühl verspüren (zumindest gelegentlich), dass sie nicht die Zeit für die Erstellung eines Intranet-Content haben, weil sie mit ihrem „richtigen“ Job ausgelastet sind.

Fügen Sie mit der Zeit die Erstellung von Intranet-Contents als einen Zuständigkeitsbereich zur Jobbeschreibung hinzu. Sehen Sie diese Verantwortlichkeit nicht als Grundlage, um Leute dafür zu bestrafen, keine Inhalte zu kreieren, sondern stattdessen als einen unterstützenden Weg, die Wichtigkeit eines Autors für das Unternehmen anzuerkennen, angemessene Zeiträume für das Verfassen qualitativer Inhalte zu schaffen und Anerkennung für gute Arbeit zu geben. Wenn Autoren für das Schreiben von Inhalten als Teil ihres Jobs in Verantwortung genommen werden, wird der Anreiz zur Erstellung guter Inhalte gesteigert und Autoren werden Anerkennung für ihre Arbeit erfahren.

Geben Sie den Autoren ebenfalls Freiheit. Bestärken sie Content-Ersteller, für ihre eigenen Inhalte Verantwortung zu übernehmen anstatt einen langwierigen oder mühseligen Überprüfungsprozess zu verlangen. Während einige Bereiche der Website vielleicht einer sorgfältigeren Bearbeitung bedürfen, vertrauen Sie den Autoren, akkurate und angemessene Inhalte zu erstellen. Wenn Content-Kontrollen nötig sind, erlauben Sie den Lesern die Inhalte zu überprüfen indem sie, wenn nötig, den Inhalt als unangemessen markieren können. Ein einfacher Weg, um Autoren in die Verantwortung zu nehmen, ist die Nennung ihres Namen und der Kontaktinformationen unter ihren geposteten Inhalten.  Fehlende Anonymität kann die Qualitätskontrolle natürlich unterstützen, da Angestellte sich zur Klarstellung einfach direkt mit dem Autor in Verbindung setzen können, wenn sie auf inkorrekte oder unklare Informationen stossen.

Bessere Unterstützung, bessere Inhalte

Wenn Content-Ersteller angemessen unterstützt, ermutigt und anerkannt werden, wird Content in dem Unternehmen besser priorisiert. Bessere Inhalte können ein solideres Intranet schaffen, die Nutzung der Website steigern und das Intranet als bestehendes geschäftsentscheidendes Tool fördern.

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