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31.08.2014

Quicklinks: Eine schlechte Bezeichnung oder ein Indikator für Usability-Probleme?

Beim Design-Pattern Quicklinks handelt es sich meistens um einen bescheidenen Versuch, Probleme mit schwer auffindbaren Inhalten im Intranet zu adressieren. Quicklinks fungieren als Sammlung aller möglichen Links und das führt zu einer gesonderten Reihe an Fragen.

© contrastwerkstatt - Fotolia.com

 

by Kara Pernice (deutsche Übersetzung) - 01.09.2014

 

Bei der Auswahl der Top 10 Intranets, die an unserem diesjährigen 2015 Intranet Design Annual (engl.) Contest mitmachen, wurde ich an einen Designtrend erinnert, von dem ich mir wünschte, er wäre schon wieder verschwunden. In den frühen 2000ern wurde das Verwenden von Quicklinks populär und leider sind sie es immer noch. 20% aller diesjährig eingereichten Intranets verwenden Quicklinks.

Um es klar auszudrücken: die Möglichkeit, Links zu ordnen und den Angestellten so schnell wie möglich mit Hilfe von Quicklink zur Verfügung zu stellen ist eine hilfreiche und positive Funktion in Intranets. Ich spreche hier aber von jenen Quicklinks mit einer eingängigen und verwirrenden Bezeichnung.

Definition von Quicklinks

Quicklinks (oder Quick Links) sind eine Auflistung von unstrukturierten Links an einem markanten Platz auf einer Seite. Dieses Feature wird meistens in Form einer Drop-Down-Liste angezeigt, die im oberen rechten Bereich der Startseite des Intranets zu finden ist.

Quicklinks Dropdown-Liste

Es wird auch oft als "Navigator" bezeichnet und die Komponente hat durchaus einige Vorteile. In der Regel,

  • steht sie nicht nur oben auf der Seite, sondern auch in der Informationsarchitektur.
  • bietet sie eine direkt angezeigte Zusammenstellung von Links und Funktionen.
  • kann sie den Zugriff auf bestimmte Inhalte und Funktionen viel einfacher gestalten, als er über die IA (engl.) wäre.

(Navigatoren werden in einem Intranet manchmal auch dazu verwendet, um auf Funktionen oder Elemente zugreifen zu können, die kein Teil der Intranet IA sind. Designer zum Beispiel, können den Navigator auch ausserhalb der globalen Navigation des Intranets verwenden, um so Zugriff auf eine andere Unternehmensanwendung oder die offizielle Homepage des Unternehmens zu haben. Für diesen Typ von Navigator ist die Bezeichnung Quicklinks durchaus angemessen.)

Während Quicklinks meistens in Form einer Drop-Down-Liste anzutreffen sind, existieren sie manchmal auch in offenen Listen, die permanent angezeigt werden.

Quicklinks Link-Liste

In den vergangenen Jahren tauchte eine neue Variation der Quicklinks auf. Einige Flat-Design (engl.) Intranets zeigen Icons (manchmal beschriftet), die einen One-Click-Zugriff ermöglichen. Im Gegensatz zu der Dropdownliste beansprucht das Icon-Design aber einen deutlich grösseren Anteil am Bildschirminhalt. Dies kann zwar die Ästhetik der Seite unterstreichen und auch durchaus hilfreich sein, jedoch sind die Icons oft weder zu entziffern noch leicht einzuprägen. (Bei Verwendung dieser Variante sollte man sich immer über die Usability-Probleme mit Icons bewusst sein.)

Quicklinks Icons

Inhalte die unter Quicklinks gefunden werden

Die Bedeutungsvielfalt des Labels Quicklinks ist dabei eigentlich schon die Hauptursache der Probleme mit dieser Interface-Komponente. Da der Begriff so breit ist, fühlen sich viele Designer dazu verpflichtet, so gut wie alles darin unterzubringen. Hier ein paar Auszüge der Inhalte die üblicherweise unter dem Begriff Quicklinks zu finden sind:

  • Anpassbare Links, welche Angestellte selbst erstellen und bearbeiten
  • Beliebte Inhalte
  • Wichtige Tools und Inhalte
  • Inhalte die für ihre schwere Auffindbarkeit bekannt sind.
  • Oft verwendete Features
  • Eine Variation diverser Linktypen

Anpassbare Links

Das Anbieten von Favoriten im Intranet ist durchaus hilfreich, jedoch kommt dieses Feature heute schon automatisch mit jedem Internetbrowser. Favoriten innerhalb des Intranets wechseln aber zusammen mit dem jeweiligen Nutzer. Die Nutzer bevorzugen daher das Separieren ihrer Favoriten im Browser (die oftmals aus externen Links bestehen) und den Favoriten innerhalb des Firmenintranets.

Es gibt bereits allseits bekannte Begriffe für anpassbare Links. Sie werden meist Favoriten oder Lesezeichen genannt. Man sollte anstelle von Quicklinks besser einer dieser Begriffe. Einige Intranet Designer arbeiten auch mit Begriffen wie Meine Links, oder Meine Favoriten, welche genauso gut funktionieren, da die Bezeichnung keine Unsicherheit mit sich bringt. (Auch wenn das Anpassen von Links sehr hilfreich ist, muss man beim Design stets die Usability-Probleme mit anpassbaren Interfaces berücksichtigen.)

Beliebte Inhalte

In der Ära der Social Media erwarten Nutzer nahezu, darüber Informiert zu werden, welche Inhalte andere Nutzer besucht oder geteilt haben. Es wurde zum Standard, diese Art von Links als Beliebte Inhalte zu bezeichnen. Sie sollten also, wenn es um einen gemeinschaftsbezogenen Link (engl.) geht, auch diesen Begriff verwenden (und nicht Quicklinks). Eine noch spezifischere gemeinschaftliche Bezeichnung wie zum Beispiel: Am meisten per E-Mail versendet, kann auch sehr gut sein. Der Abschnitt (das Panel) mit den Beliebten Inhalt, könnte auch neben den Links anzeigen wie oft dieser Inhalt schon geteilt wurde. Etwas längere, aber auch durchaus Sinnvolle Labels sind z.B: häufig Besucht oder häufig Gebraucht. (Mehr über soziale Features in Intranets.)

Folgendes sollte immer einfach zu finden sein: Tools und Inhalte die entweder sehr wichtig, oder schwer zu finden sind

Tools und Inhalte die von grosser Wichtigkeit sind müssen immer einfach entdeckt, gefunden und über die Navigation oder Suche im Intranet zugänglich gemacht werden. Das gilt eigentlich für alle Inhalte, auch wenn nicht denselben Wichtigkeitsgrad teilen. Wenn Sie Quicklinks erstellt haben um sicherzustellen dass wichtige Inhalte auch entdeckt werden können, dann sind diese nichts anderes als eine Überbrückung der schlechten IA oder Navigation.

Finden Sie heraus, ob der Grund für die von Ihnen erstellten Quicklinks im Intranet die Antwort auf E-Mails und Anrufe ist, die sie erhalten haben weil Angestellte einen Inhalt nicht finden konnten. Oder ob es eine Vorsichtsmassnahme ist, weil sie befürchten die Nutzer können ansonsten einen bestimmten Inhalt oder ein bestimmtes Feature nicht finden.

Schwer zu finden heisst nicht dasselbe wie schwer zu entdecken. Sie erhalten E-Mails und Anrufe, wann immer Angestellte im Intranet etwas nicht finden können. Wenn diese aber gar nicht wissen, dass ein hilfreiches Tool existiert, beeinflusst das wahrscheinlich auch die Produktivität und den Profit. Ausserdem rufen Leute keinen Support an wegen Tools von deren Existenz sie nicht wissen. Also ist die Vorsichtsmassnahme mit den Quicklinks durchaus eine logische Kurzzeitlösung, versuchen Sie aber, für diese Gruppe von Links einen intuitiveren Namen als Quicklinks zu finden. Für eine langfristige Lösung sollten Sie zuerst herausfinden, wie die IA und die Navigation überarbeitet werden sollte. Planen Sie das so schnell wie möglich ein.

Oft besuchte Features

Angestellte sollten die Möglichkeit haben, schnell auf jene Elemente zuzugreifen, die sie oft nutzen. Wenn die IA und die Suchfunktion gut funktionieren, genügt das meistens schon, um die meist gebrauchten Intranet Features aufzurufen. Eventuell sind aber Navigation und Suchfunktion auch ungenügend. Nämlich immer dann wenn ein Angestellter eine Funktion immer und immer wieder aufruft, dieser Task sehr wichtig ist, oder auch wenn ein Mitarbeiter bei der Durchführung einer Aufgabe unter Zeitdruck steht. Eine Vielzahl an Situationen macht einen Ein- oder Zwei-Klickzugang im Intranet profitabel. Wenn dies der Fall ist, denken sie über eine der folgenden Design-Ideen nach, um einen schnellen Zugriff auf Features zu bieten:

  • Bieten sie eine personalisierte (engl.) Rubrik an, in welcher die meist besuchten Funktionen und Inhalte eines Nutzers auffindbar sind. Machen Sie diese Auswahl auf allen Seiten sicht- und zugreifbar.
  • Personalisieren Sie die globale Navigationsmenüs. So, dass die einzelnen Elemente, die der Nutzer braucht zum richtigen Zeitpunkt serviert werden.
  • Bieten Sie ein Favoriten-Feature. Machen sie dieses leicht find- brauch- und zugreifbar.

Wenn keines der oben genannten UI’s möglich ist und sie eine kurzfristige Lösung suchen, dann kann eine Quicklink-Liste diese bieten. Sollte dies der Fall sein, benennen Sie dieses Tool aber sinnvoll wie z.B mit Meine Links. Wenn Sie diese Funktion zusätzlich zu den Favoriten anbieten, achten Sie darauf, beide Features klar und spezifisch zu bezeichnen.

Eine Vielzahl verschiedener Link-Arten

In manchen Fällen findet man ein bisschen von allem in den Quicklinks. Am meisten Besucht, Am meisten geteilt, Wichtig, oder Beliebt. Wenn Designer diese Linkgruppen spezifisch benennen müssen, sind mehrere Panels notwendig. Eines für jede Sorte von Links. Bei der Verwendung von nur einem Panel hingegen spart man Platz und der Nutzer muss sich nur auf ein Element konzentrieren anstatt auf z.B drei. Das kann die Gedächtnisauslastung minimieren (engl.).

Es hat aber auch deutliche Nachteile, welche die Vorteile in der Regel komplett untergraben. Einer davon ist die Bezeichnung des Labels. Es ist fast unmöglich einen prägnanten Begriff zu finden, der alle unterschiedlichen Arten von Inhalten beschreibt. Das Problem wäre natürlich nicht so gross, wenn man die Mitarbeiter schulen würde und ihnen zeigte wie sie etwas finden können. Es gilt aber, dass für ein einfaches Design eines Intranets keine Schulung notwendig sein darf.

Wie auch der Inhalt selbst, kann es den Nutzer verwirren, wenn einige Links bearbeitet werden können und andere nicht. Es ist beunruhigend, wenn manche Links sich ändern oder sich scheinbar bewegen, während andere Links statisch sind. Die gewonnene Einsparung an Gedächtnisauslastung wird durch diesen "Alle Links in einem Panel"-Abschnitt durch die sich ändernden Optionen wieder negiert.

Fazit

Die Quick Links, oder Quicklinks UI-Komponente kann als kurzfristiger und schnellre UI- oder IA-Fix gelten, wenn diese für den Angestellten nicht wirklich gut funktionieren. Ganz egal, wie sie diese Komponente am Ende nennen, sie sollten versuchen, diese gar nicht zu brauchen. Finden Sie heraus wieso Quicklinks im Intranet angeboten (engl.) werden. Stellen sie sicher, ob dessen Gebrauch akzeptabel ist oder ob tieferliegende Fehler in der IA und Navigation dahinterstecken. Content Reviews, Card-Sortings, Tree-Tests und Usability-Tests können die IA, die Menüs und die User Experience stark verbessern.

 

© Deutsche Version. Institut für Software-Ergonomie und Usability AG. Alle Rechte vorbehalten.

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