Zugangsseiten schützen vor dem PDF-Schock

by Jakob Nielsen (deutsche Übersetzung) – 28.07.2003

Meine vorherige Alertbox hat erläutert, warum PDFs ungeeignet sind, um Informationen online zu präsentieren. Jetzt lassen Sie uns sehen, wie wir das Problem lösen können.

Lösung: Zugangsseiten

In meiner vorherigen Kolumne habe ich Anwender zitiert, die verschiedene Designs missbilligt haben:

Investor-Relations-Abteilungen stellen Jahresberichte als PDF-Datei online
PR-Abteilungen stellen Presseinformationen als PDF online
HR-Abteilungen stellen Angestelltenhandbücher als PDF ins Intranet
Marketing-Abteilungen stellen Produktinformationen als PDF online

Vier verschiedene Abteilungen, vier verschiedene Arten von Daten, ein Ergebnis: das Elend des Anwenders. Websites nutzen PDF trotz der bekannten Schwächen und obwohl es die Grundsätze der Nutzerfreundlichkeit missachtet, weil es einfach ist, PDFs online zu stellen. Im Grunde sparen Provider Geld, wenn sie Informationen nicht in ein für das Web geeignetes Format umwandeln müssen.

Ideal wäre es, wenn Unternehmen jegliche Art von Information für den Online-Gebrauch umwandeln würden. Es ist eigentlich nicht sehr teuer, sagen wir mal eine Gruppe von Webseiten für den Jahresbericht zu entwerfen, natürlich immer unter der Voraussetzung, dass das Webdesign gemacht wird, während dem der Bericht erstellt wird. Kosten entstehen dann, wenn die Unternehmen bereits einen gross aufgemachten Bericht erstellt haben und dann sagen «Stellen Sie den ins Web.»

Wenn Sie Dokumente zum Drucken bereitstellen oder bereits existierende Dokumente in einen Standard umwandeln müssen, der einer nicht der Norm entsprechenden Nutzererfahrung entspricht, dann schützen Sie Ihre Anwender wenigstens vor bösen Überraschungen. Gestalten Sie für jedes PDF-Dokument eine Zugangsseite und stellen Sie sicher, dass die Anwender immer durch diese Zugangsseiten geleitet werden:

Alle Links zu den Informationen sollten sich auf der Zugangsseite befinden; keiner sollte direkt die PDF-Datei ansprechen.
Die Zugangsseite sollte eine kurze Zusammenfassung der PDF-Datei beinhalten, damit die Anwender entscheiden können, ob sie sich dem Ärger, PDF-Land zu betreten, aussetzen möchten.
Die Zugangsseite sollte die Anwender klar warnen, dass sie eine PDF-Datei erhalten werden. Es sollte auch die Seitenanzahl und die Grösse der PDF-Datei auflisten.
Teilen Sie grosse PDF-Dateien in Abschnitte auf und bieten Sie einzelne Links mit einer kurzen Zusammenfassung zu ihnen an. Stellen Sie auch einen Link zur Verfügung, der das gesamte Dokument beinhaltet und sagen Sie den Anwendern, dass sie diesen Link nutzen sollen, wenn sie das Dokument drucken möchten.
Überlegen Sie, ob Sie Instruktionen hinzufügen möchten bezüglich «wie man PDF Files ohne zusätzlichen Ärger ohne Browserfenster öffnen kann». Leider ist das für einen durchschnittlichen Anwender aufgrund der gegenwärtigen Technologie schwierig durchzuführen; es wäre deshalb besser, wenn man einen besonderen Link hätte, der immer eine Datei herunterladen würde, anstatt sie anzuzeigen.

Wenn Sie Anwender auf PDF-Dokumente verweisen, die sich auf anderen Websites befinden, die diese Richtlinien befolgen, dann setzen Sie den Link immer auf die Zugangsseite und nicht direkt auf das PDF-Dokument.

Dem Spider einer Suchmaschine einen Strich durch die Rechnung machen

Wenn Sie PDF-Dateien auf Ihrer Website oder in Ihrem Intranet haben, ist es wesentlich, dass Sie verhindern, dass Suchmaschinen diese Dokumente in ihren Resultatslisten mit aufnehmen. Das gilt für beide, interne und öffentliche Suchmaschinen. Wenn Suchmaschinen PDF-Dateien indizieren, kommen die Anwender ohne Umwege auf die erste Seite, auch wenn die Begriffe, die sie gesucht haben sich tief im Inneren des Dokumentes befinden. Das ist unglaublich verwirrend und nutzlos.

Interne Suchmaschinen haben oftmals ein Setting, welches Datentypen spezifiziert, die herausgefiltert werden sollen. Wenn Sie PDF-Dateien einfach herausnehmen, können Ihre Anwender wieder leichter atmen. Vielleicht möchten Sie die Anwender auch von anderen umfangreichen Datentypen fernhalten, die eine Zusammenfassungsseite oder eine anderen Navigationshilfe benötigen.

Öffentliche Suchmaschinen erlauben nicht dieselbe Kontrolle. Das erweiterte Menü bietet einige Funktionen an, um ungewünschte Dateien von Suchmaschinen fernzuhalten. Leider handelt es sich aber bei den verfügbaren Techniken beim gegenwärtigen Stand der Technologie allesamt um unbeholfene Klötze.

Im Wesentlichen können Sie die Usability erhöhen, wenn Sie die öffentlichen Suchmaschinen dazubringen, die Anwender auf Zugangsseiten zu leiten und nicht zu den PDF-Dateien selbst. Ein Nachteil ist, dass Ihre Website dadurch einen kleinen Einbruch bei der Sichtbarkeit in Suchmaschinen erleidet, weil einige Begriffe nur im Text der PDF-Datei, nicht aber auf Ihrer Website vorkommen.

Wenn für Sie die Anzahl Besucher auf der Website wichtig sind, dann reduzieren Sie die Usability und lassen Sie die Suchmaschinen die PDF-Dateien indizieren. Leider werden Anwender, die direkt auf eine PDF-Datei gestossen sind oftmals keine loyalen Kunden, weil sie nicht von der Gesamtnavigation profitieren und so andere Teile der Site besuchen können. Die meisten Anwender werden auch nicht finden, was sie gesucht haben (weil es sich sehr wahrscheinlich auf Seite 83 befindet), also werden sie bei einem einmaligen Besuch nicht sehr viel von Ihrer Site halten.

PDF-Besuche sind wertlose Besuche. Den Suchmaschinen eine grosse Anzahl von nicht navigierbaren, Volltextdokumenten zur Indizierung zur Verfügung zu stellen ist wirklich eine Strategie für Verzweifelte, und nicht eine, die ich empfehle.

PDF für interaktive Formulare

Der letzte Versuch PDFs zu verkaufen ist, es als ein Werkzeug für das Einsammeln von Daten mittels interaktiven Formularen zu positionieren. Obwohl dies nicht annähernd so problematisch ist wie die traditionellen monolithischen Dokumente, ist es dennoch eine schlechte Idee.

Formulare sind die falsche Metapher für die Unterstützung des Workflows. Es ist viel besser, den Dateneingang als eine internetgestützte Applikation (oder je nach dem auch eine intranetgestützte Applikation) zu betrachten und ein richtiges Interface zu entwerfen – eines, welches die Vorteile aller GUI-Elemente, der unterschiedlichen Workflow-Strukturen und Hilfstechniken nutzt, welche sich über Jahrzehnte im interaktiven Applikationsdesign entwickelt haben.

Vor dreissig Jahren war eine der grundlegendsten Lehrsätze im Bereich Human Factors, dass man nicht ungefragt etwas genau so, wie es in der Vergangenheit gewesen ist, computerfähig machen sollte. Existierende Prozesse sind für gewöhnlich nicht die optimalsten und unterliegen den Einschränkungen alter Technologien. Neue Technologie vermindern diese Einschränkungen zwar und bieten uns verschiedene Wege an, um ein Problem zu lösen, die aber auf der anderen Seite wieder neue Einschränkungen mit sich bringen, um die wir uns kümmern müssen, damit die neue Lösung funktioniert.

Büroautomation ist ein Paradigma, welches versagt und die Unternehmen so Millionen an verloren gegangener Produktivität gekostet hat. Dies aufgrund von «Enterprise Solutions», die nicht der Norm entsprechen, schwierig zu nutzen sind und es nicht geschafft haben, einen besseren Workflow zu generieren. Lassen Sie uns nicht den gleichen Fehler nochmals begehen, indem man hunderte von komplexen Formularen, die sich normalerweise nicht für den Einstieg eignen, für den Bildschirm aufbereiten.

Nutzen Sie Werkzeuge aufgrund ihrer Stärken

Anstatt PDF zu zwingen, Probleme zu lösen, für die es weniger gut geeignet ist, sollten wir PDF für das reservieren, für das es gut ist: um zu drucken. Es ist keine Schande die tollste Lösung für ein einziges Problem auf der Welt zu sein, besonders wenn es sich dabei um ein allgemeines und wichtiges wie das Drucken handelt.

Keine alleinige Antwort wird alle Computerprobleme adressieren. Mehrere Werkzeuge sind okay und werden in einer viel stärkeren Nutzererfahrung insgesamt resultieren.