Die 10 besten Intranets 2015

by Patty Caya, Kara Pernice und Amy Schade (deutsche Übersetzung) – 04.01.2015

Unternehmen

Die Unternehmen mit den 10 am besten designten Intranets 2015 (engl.) sind:

• Accolade (Niederlande), ein soziales Wohnbauunternehmen für bezahlbare Wohnungen
• Adobe (Vereinigte Staaten), ein Unternehmen für digitales Marketing und Medienlösungen
• ConocoPhillips (Vereinigte Staaten), ein Förderer und Produzent von Rohöl und Erdgasenergie
• Klick Health (Kanada), eine digitale Gesundheitsbehörde
• Saudi Food & Drug Authority (Saudi Arabien), eine Regierungsbehörde, die die Sicherheit von Lebens- und Arzneimitteln, biologischen und chemischen Substanzen und elektronischen Produkten sicherstellt
• Sprint (Vereinigte Staaten), ein Anbieter von Wireless Telekommunikationsprodukten und -services
• TAURON Polska Energia (Polen), Steinkohlebergbau sowie Erzeugung, Verbreitung und Lieferung von Strom und Wärme. Polens grösster Stromlieferant und Verteiler
• The Foschini Group (Südafrika), eine unabhängige Gruppe von Einzelhandelsketten
• UniCredit S.p.A. (Italien), eine Handelsbank, die über 50 Märkte umfasst und in mehr als 17 europäischen Ländern tätig ist
• Verizon Communications (Vereinigte Staaten), ein Telekommunikationsunternehmen

Die meisten unserer Sieger (engl.) verfügen über umfassende Intranet-Anwendungen, die gestaltet wurden, um das gesamte Unternehmen und eine Vielzahl von Job-Rollen zu unterstützen. Zwei der diesjährigen Sieger verfügen über spezialisierte Intranets: Verizon’s HR-Portal und die Site der Foschini Gruppe für die Hauptsitzmitarbeiter.

Ein Dreifachsieger

Es ist das dritte Mal, dass Verizon Communications unser Design Annual gewinnt, was bisher noch keinem Unternehmen gelungen ist. Dieses Jahr wurde das Unternehmen für sein HR-Portal ausgezeichnet. Verizon konnte bereits 2005 und 2011 mit seinen Designs überzeugen.

Wie jedes starke Intranet-Team weiss, muss an einem Intranet ständig gearbeitet werden. Das Team von Verizon zeigt, dass ein Redesign-Projekt nur so gut ist, wie seine Wartung, Instandhaltung und konsistente Neubewertung. Die Bedürfnisse des Unternehmens, das Technologieangebot und die Nutzererwartungen verändern sich mit der Zeit und die erfolgreichsten Intranet-Teams reagieren auf diese Veränderungen.

Es ist uns eine Ehre, diesen Mehrfachsieger in unseren Bericht aufzuführen und damit die Arbeit jener zu würdigen, die ständig daran arbeiten, optimale Intranet-Systeme zu erstellen. Das Unternehmen zeigt, dass die Arbeit an einem grossartigen System nie wirklich zu Ende ist.

Grossartige Intranets wurden in diesem Jahr schneller erstellt

Die Intranet-Teams von heute optimieren Abläufe und arbeiten schneller. Ein Trend, den wir im letzten Jahr beobachten konnten, und der sich auch in diesem Jahr wiederholte, ist, dass Teams iterative Anpassungen online stellen, anstatt zu warten und dann ein riesiges neues Intranet-Design online zu stellen. Agile oder Agile-ähnliche Ansätze (engl.) wurden effektiv genutzt und haben dadurch zu einer niedrigeren durchschnittlichen Entwicklungszeit der Intranets beigetragen. Die Bedienung liegt hier auf effektiv, da der Einsatz von agilen Entwicklungsmethoden per se nicht eine Wunderwaffe ist; wenn es jedoch gut gemacht ist kann es sicherlich dazu beitragen ein Projekt zu optimieren. (Falls Agile ohne richtige Design-Integration ausführt wird, wird das agile Coding zu einer unzusammenhängenden, minderwertigen UX führen).

Der bekannte Trend in Richtung des iterativen Entwicklungsprozesses hat die Art, wie wir den Intranet-Projektabschluss messen in den letzten 2 Jahren stark verändert. Früher sahen wir uns nur eine einzelne Version des «kompletten» Intranets an. Jetzt sehen wir uns in einigen Fällen Iterationen des Designs an – oder auch nur die Funktionselemente, die kürzlich geändert wurden.

Diese Arbeitsweise kann für Unternehmen, welche ein nützliches und up-to-date Design erstellen möchten praktischer sein. Denn einerseits können die Entwicklungsprobleme mit einem iterativen Ansatz weniger entmutigend sein, und auf der anderen Seite ist die Möglichkeit, Arbeitsergebnisse früher zu sehen erfreulicher. Wenn Verbesserungen schrittweise implementiert werden, sind normalerweise auch die Mitarbeiter zufriedener, was zu einer erhöhten Mitarbeiterbindung führen kann.

Ein möglicher Nachteil des iterative Ansatzes liegt auf der Hand: Wenn die Art und Weise, wie Mitarbeiter eine Aufgabe erledigen sich wie aus dem Nichts ändert (was sehr oft passiert), sind eine verminderte Produktivität und Unzufriedenheit die Folge. Während Designs verändert werden, ist es daher wichtig, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben weiterhin problemlos erledigen können. Kein Mitarbeiter sollte sich fragen, welche mysteriöse Version des Intranets heute auftauchen wird, während er sich am Morgen einloggt. Die wichtigsten Aufgaben, die Hauptnavigation und die Bereiche mit den wichtigsten Inhalten sollten frühzeitig gestaltet werden und danach konstant gleich bleiben. Dadurch wird die solide Grundlage gelegt, die Nutzer benötigen.

Durchschnittlich brauchten die Siegerteams dieses Jahres 1.4 Jahre (17.3 Monate), um ein neues Intranet zu gestaltet, ein Wert, der ungefähr dem Durchschnittswert der Sieger 2014 entspricht (deren Wert lag bei 1.4 Jahren oder 16.7 Monaten). Das ist ein deutlicher Rückgang gegenüber der Sieger 2013, welche durchschnittlich 2.2 Jahre (26.6 Monate) benötigten, und der Sieger 2012, welche durchschnittlich sogar 4 Jahre (47.4 Monate) an ihrem Intranet arbeiteten.

Durchschnittliche Jahre, die zur Erstellung des Intranets benötigt werden: 2001–2015. Seit 2001 verbrachten Intranet-Teams durchschnittlich 3.2 Jahre (38.3 Monate) mit der Erstellung der siegreichen Designs. Wie im letzten Jahr benötigten die Sieger dieses Jahres weniger als 1.5 Jahre (17.3 Monate) um ihre Designs zu kreieren.

Die durchschnittliche Unternehmensgrösse steigt

Die Grösse der ausgezeichneten Unternehmen ist dieses Jahr gestiegen, wofür vor allem die Mitarbeiterzahlen von Verizon, UniCredit und Sprint verantwortlich sind, welche 230’000, 110’000 bzw. 106’000 betragen. Accolade beschäftigt im Gegensatz dazu 200 Mitarbeiter, während bei Klick Health 467 Mitarbeiter tätig sind. Die Durchschnittsgrösse über alle Sieger hinweg beträgt 52’200 Mitarbeiter mit einem Median von 14’250.

Sowohl der Durchschnitt als auch der Median sind im Vergleich zu den letzten Jahren gestiegen. Der Durchschnitt des letzten Jahres betrug 11’600 Mitarbeiter mit einem Median von 5’500. Dieses Jahr beschäftigten nur vier der ausgezeichneten Seiten weniger als 10.000 Mitarbeiter, während sieben Seiten des letzten Jahres kleinere Gruppen repräsentierten.

Diese durchschnittlichen Zahlen, welche zwischen 2009 und 2011 praktisch gleich blieben, sanken in den letzten drei Jahren. Alle Seiten, die über die Jahre hinweg mit dem Intranet Design Annual ausgezeichnet wurden, beschäftigten durchschnittlich 53’600 Mitarbeiter.

Das Spektrum von kleinen und grossen Unternehmen zeigt, dass effektive und nutzerzentrierte Intranet-Designs unabhängig von der Unternehmensgrösse gestaltet werden können – sofern man über das richtige Team, geeignete Instrumente, Ziele, Führung und Unterstützung verfügt.

Durchschnittliche Unternehmensgrösse:2001-2015.Die Intranets des Jahres 2015 wurden von durchschnittlich 52’200 Mitarbeitern verwendet, welche von 200 (Accolade) bis 230’000 (Verizon) reichen. Der Median dieses Jahres waren 14’250 Mitarbeiter. Der Grund für den hohen Durchschnitt des Jahres 2010 ist die Website von Walmart, welche von 1.4 Millionen Einzelhandelsmitarbeitern verwendet wird. Der Durchschnitt des Jahres 2010 ohne Walmart betrug 39’100.

Weiterhin langsames Wachstum der Teamgrösse

Im Laufe der Jahre des Design Annuals (engl.), sahen wir ein allmähliches Wachstum in der Grösse der Teams, die verantwortlich für die bemerkenswerten Intranets sind, die wir auszeichnen. In diesem Jahr betrug die durchschnittliche Teamgrösse 19, was einen Anstieg gegenüber dem Vorjahr (16) bedeutet und eine steigende Tendenz fortsetzt. (Vor zwei Jahren trieb das umfangreiche Intranet-Team von AT&T, welches aus 107 Personen bestand, den Durchschnitt des Jahres in die Höhe.)

Die Teamgrössen dieses Jahres reichen von 6 bei Adobe (für 12’000 Mitarbeitet) bis zu 43 bei UniCredit (für 110’000 Mitarbeiter).

Unser Wert für die gesamte Teamgrösse beinhalten alle Mitarbeiter, die Voll- oder Teilzeit an der Seite arbeiten, sowie alle aussenstehenden Berater, die zum Projekt beitragen.

Durchschnittliche Intranet-Teamgrösse: 2001-2015. Die durchschnittliche Teamgrösse erhöhte sich auf 19 Mitarbeiter pro Unternehmen, was den positiven Trend fortsetzt, dass Intranet-Teams mit mehr Mitarbeitern besetzt werden. Obwohl die Kurve einige Höcker aufweist, ist der langfristige Trend aussergewöhnlich stark.

Wir freuen uns, das beobachtete Wachstum der Teamgrösse im Laufe der Zeit zu sehen, welches ein steigendes Engagement für Intranets repräsentiert. Es ist wichtig, diese Teams zu erhalten, nachdem ein Redesign abgeschlossen wurde, um die angemessene Steuerung zu gewährleisten, iterative Designabläufe zu unterstützen und routinemässige Wartung und Instandhaltung sicherzustellen.

Teamgrösse im Vergleich zur Anzahl Mitarbeiter, die das Intranet nutzen

Die Grösse des Intranet-Teams alleine ist allerdings nur ein Teil des Ganzen. Ein aus 10 Personen bestehendes Team in einem Unternehmen mit 10’000 Mitarbeitern unterscheidet sich stark von einem gleich grossen Team, das für 100 Mitarbeiter tätig ist. Im Vergleich zur Unternehmensgrösse, stieg die durchschnittliche Teamgrösse nur wenig an. Wenn wir uns die Teamgrösse als Prozentsatz der Unternehmensgrösse ansehen, beobachten wir in den letzten Jahren einen Rückgang bis auf 0.036%.

Die Unternehmensgrösse fliesst natürlich in diesen Prozentsatz ein. Der Prozentsatz ist höher als jener der siegreichen Intranets der Jahre 2003 und 2008, welche einer ähnlichen durchschnittlichen Anzahl von Mitarbeitern zur Verfügung standen.

Teamgrösse als Prozentsatz der Unternehmensgrösse: 2001-2015.Die siegreichen Intranet-Teams dieses Jahres repräsentieren 0.036% der Mitarbeiter des Unternehmens, für die sie tätig sind. Diese Kurve verfügt über mehr Ausreisser als die vorhergehende Grafik, der langfristige Trend ist allerdings dennoch relativ eindeutig: aufwärts.

Ein angemessener Prozentsatz der Teamgrösse eines Unternehmens variiert genauso stark, wie eine angemessen Anzahl von Intranet-Teammitgliedern pro Unternehmen. Für Verizon mit 230’000 Mitarbeitern ist es zum Beispiel eher nicht realistisch, bei der Bildung eines Intranet-Teams den letztjährigen Durchschnittswert von 0.138% der Mitarbeiter zu erreichen, da ansonsten 317 Personen Voll- oder Teilzeit an der Site arbeiten müssten. Dasselbe gilt für Accolade mit 200 Mitarbeitern – in diesem Fall würde derselbe Prozentsatz bedeuten, dass das Intranet-Team nur eine Viertelperson umfassen würde.

Wir verglichen daher für die letzten sechs Jahre unserer Intranet Design Annuals die Teamgrösse mit der Unternehmensgrösse, indem wir die Unternehmen in drei Grössenkategorien einteilten. Für kleinere Unternehmen mit weniger als 5.000 Mitarbeitern betrug dieser Wert durchschnittlich 0,93%, oder neun Mitarbeiter pro tausend. Für Unternehmen mit 5’000 bis 20’000 Mitarbeitern betrug der Durchschnitt 0.19% oder 1.9 Mitarbeiter pro tausend. Unternehmen mit 20’000 oder mehr Mitarbeitern wiesen einen Durchschnitt von 0.04% oder 0.4 Mitarbeiter pro tausend auf.

Es ist daher definitive möglich, auch mit weniger Mitarbeitern ein Intranet zu erstellen. Die Luleå University of Technology gewann 2001 (engl.) zum Beispiel mit nur 3 Mitarbeitern im Intranet-Team einen Design Annual Award. Das North Tyneside College gewann 2003 (engl.) mit einem aus einer Person bestehenden Team.

Es ist eventuell auch notwendig, firmeneigene Teams in bestimmten Phasen des Projekts durch eine variable Anzahl von externen Beitragenden (engl.) zu ergänzen. Die Zahlen in unseren Berechnungen beinhalten Berater, die in verschiedenen Phasen der Intranet-Projekte aushalfen. Die Intranet-Teams, die die Systeme warten, bestehen aus wesentlich weniger Personen, als die Teamgrössen in der folgenden Tabelle. Internet-Teams wuchsen während der Erstellung des Intranets, da externe Ressourcen aushalfen, und reduzierten sich danach wieder auf die fixe Anzahl an firmeneigenen Mitarbeitern, sobald die Intranet-Projekte abgeschlossen waren.

Es ist ausschlaggebend, ein Intranet-Team zu beschäftigen, das aus genügend Mitarbeitern besteht, nachdem das Redesign-Projekt vorüber ist. Auch das beste Intranet leidet, falls es niemand wartet.

Intranet-Teamgrösse im Vergleich zur Unternehmensgrösse.

Aussenstehende Berater sind häufig notwendig

Acht der diesjährigen siegreichen Intranets erhielten bei ihren Intranet-Projekten Unterstützung von Agenturen und Beratern. Manchmal wurden externe Ressourcen zugekauft, um das Redesign zu leiten. Viele der externen Ressourcen waren Spezialisten für die Entwicklung und Implementierung einer bestimmten Technologie. Agenturmitarbeiter und Berater bieten Praxiserfahrung und verschiedene Spezialisierungen und ergänzen die Fähigkeiten und das Wissen des firmeneigenen Teams im Rahmen des organisatorischen Ablaufs.

Die siegreichen Unternehmen dieses Jahres suchten nach aussenstehenden Ressourcen, um Unterstützung bei folgenden Aktivitäten und Technologien zu erhalten:

• Content-Strategie (engl.) und Training
• Design (engl.)
• Entwicklung
• Implementierung
• Informationsarchitektur (engl.)
• Integration von Drittinstrumenten
• SharePoint
• Social Tools (engl.)
• Aufgabenmanagement-Tools
• Usability- und Nutzererlebnis-Forschung (engl.)

Feature Trends

Was die Nutzeroberfläche betrifft, suchen Intranets häufig im Webdesign nach Anreizen – in anderen Bereichen sind allerdings Intranets führend. Dieses Jahr konnten wir folgende starke Trends im Bereich der Intranet-Features beobachten:

• Responsive Design. Wie im letzten Jahr spielt Responsive Intranetdesign eine grosse Rolle, wobei 5 der 10 Sieger ihre Intranets auf responsive Weise implementieren. Unternehmen überwinden die normalen Bedenken betreffend der Internetsicherheit und bieten Mitarbeitern auf verschiedene Arten Zugriff auf benötigte Inhalte.
• Suchfilter. Der häufigste neue Intranet-Trend dieses Jahres ist die Facetten-Suche. Acht der 10 siegreichen Intranets bieten Methoden an, um die Suchresultate zu verfeinern, indem aus Facetten gewählt wird. Accolade, Adobe, ConocoPhillips, SFDA, Sprint, TFG, TAURON Polska Energia und UniCredit ermöglichen es den Nutzern, Resultate mit Hilfe von Tags, die mit den Suchresultaten in Verbindung stehen, zu beeinflussen. Die Suchtechnologie und das planbare Content Management mit beschreibenden Keywords sorgen dafür, dass diese Funktion von Nutzern gerne genutzt wird.
• Hover-Effekte für sofortige Informationen über die Suche. Intranet-Designer konzentrieren sich heutzutage darauf, Mitarbeitern mehr Informationen schneller und mit geringerem Aufwand zur Verfügung stellen. Die Inhalte der Seiten sind umfassender, aber prägnant. Statt überfüllten Seiten verwenden Designs Hover-Effekte (engl.), um weitere Informationen anzuzeigen, bevor ein Nutzer auf den Link klickt und diesen öffnet. Normalerweise werden weitere Informationen über das Suchresultat angezeigt, indem mit dem Mauszeiger auf das jeweilige Resultat gezeigt wird. ConocoPhillips, SFDA und TFG nutzen diesen Effekt, um Nutzern dabei zu helfen, die Suchresultate schneller und besser nutzen zu können.
• Federated Search. Dabei handelt es sich um einen grenzwertigen Trend, da diese Methode von nur wenigen Unternehmen angewandt wird. ConocoPhillips und UniCredit stehen dabei an vorderster Front und bieten Suchmöglichkeiten an, die verschiedene Informationsquellen abfragen und daher unsichtbare Bewusstseinsbarrieren überwinden, die häufig in Intranets zu finden sind. Ein Ratschlag: liefern sie in den verschiedenen Bereichen gute Suchresultate, bevor Sie sich der Federated Suche widmen.
• Flat Design. Abschrägungen, Schatten und aufwändige Rahmeneffekte scheinen so notwendig zu sein, wie der menschliche Blinddarm – zumindest in diesem Jahr. Sechs von 10 Siegern verwenden ein Flat Design und tauschen traditionelle Buttons gegen eindimensionale Rechtecke und Kreise aus. Die Intranets von Accolade, ConocoPhillips, SFDA, Sprint, TFG und UniCredit entscheiden sich für eine flache Ästhetik (engl.).
• Karusselle. Wie in den letzten Jahren sind auf vielen Intranet-Startseiten Karusselle zu finden. Adobe, ConocoPhillips, TFG und UniCredit nutzen das limitierte Platzangebot der Startseite optimal, indem sie Karusselle anbieten, in denen je drei verschiedene Inhalte rotieren. Wie es sich für Design Annual gehört, wird die Art, auf die diese Unternehmen Navigation und Inhalte präsentieren, das Karusselldesign für Intranets weiter vorantreiben.
• Unternehmensresultate auf der Startseite. Um Mitarbeiter zu informieren und zu motivieren, zeigen Accolade und ConocoPhillips Updates der Unternehmensresultate auf der Startseite an. Auf ähnliche Weise präsentieren Sprint und UniCredit den Aktienpreis auf der Startseite.
• Mega-Menüs. Wie bereits in den letzten Jahren zu beobachten, helfen Mega-Menüs (engl.) Mitarbeitern dabei, mit einer einfachen Bewegung der Maus in tiefe Schichten der IA-Hierarchie vorzudringen. Die Intranets von Adobe, ConocoPhillips und Sprint verwenden Mega-Menüs sehr effektiv.
• Clevere Verwendung von Videos. Die Intranet-Designer von heute kennen das Potenzial und die Kraft von Videos. Sie verabschieden sich vom Konzept, zu beschränken, wie und wann ein Video im Intranet verwendet werden kann. Klick Health bietet das Teilen von Inhalten über iPhone Videos an. Der Ablauf beginnt, nachdem ein Mitarbeiter eine Frage abschickt hat. Das Content-Team findet daraufhin einen Experten des Themas, geht mit einem iPhone zum Tisch dieses Experten und nimmt die Antwort als Video auf. Dieses Video wird sofort in das Intranet geladen, wo es von allen aufgerufen werden kann. Ein anderes Beispiel ist Adobe, das 90-Sekunden Zusammenfassungen der aktuellsten Nachrichten anbietet, welche das Mitarbeiterkommunikationsteam alle zwei Wochen produziert. Sprint zeigt schliesslich relevante Nachrichten in Videoform an, ausserdem erstellen und posten seine Verkaufsmitarbeiter häufig kurze Videos über verschiedene Verkaufsthemen.
• Grosse Fusszeilen. ConocoPhillips, TAURON Polska Energia und Verizon zeigen grosse Fusszeilen (engl.) im unteren Bereich der Intranet-Seiten an, welche Mitarbeitern eine weitere Möglichkeit bieten, das Gesuchte zu finden. Diese übergrossen Fusszeilen, welche sich durch eine andere Hintergrundfarbe vom Hauptinhalt unterscheiden und eindeutig betitelte Abschnitte enthalten, sind ein erwarteter und hilfreicher Anhaltspunkt der Intranets.

Vollständiger Bericht

Für weitere Informationen über die Themen, die besten Vorgehensweisen für Intranets und 149 farbige Screenshots der 10 Sieger, laden Sie bitte das 2015 Intranet Design Annual (engl.) herunter. Der diesjährige Download des Berichts beinhaltet einen Ordner, der jedes Bild im .png Format enthält, um es Ihnen zu erleichtern, die Designs heranzuzoomen und zu studieren.

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