Entwerfen Sie ein brillantes Sharepoint-Intranet

by Kara Pernice (deutsche Übersetzung) – 21. Februar 2016

SharePoint ist da – gewöhnen Sie sich daran

Microsoft SharePoint ist eine Plattform zur Erstellung von Intranets. Sie enthält viele hilfreiche Funktionen, wie Suche, CMS, Nachrichten, Mitarbeiterverzeichnis, Personalisierung, Bereiche zur Team-Zusammenarbeit, Blogs und Wikis.

Einige Microsoft SharePoint Intranets sind hervorragend – sie stecken voller Funktionen, die das Unternehmen unterstützen und Mitarbeiter einbinden, verfügen über eine vorhersehbare Navigation, werden von einer cleveren Suche unterstützt und punkten mit Seitenlayouts, die es Mitarbeitern ermöglichen, alle Inhalte zu überfliegen. Doch das war nicht immer so.

2001 führten wir unsere erste unabhängige UX-Studie über Intranets durch und verfassten unser erstes Intranet Design Annual. Damals sah sich SharePoint mit Herausforderungen konfrontiert, denen viele neu veröffentlichte Produkte begegnen: dem Markt für „Intranetportale“ (IT-Experten, HR-Teams, Abteilungen für Unternehmenskommunikation, der Beschaffungsabteilung und natürlich CTOs) musste erst erklärt werden, was ein globales Intranet ist und warum es wichtig ist. Als diese Hürde überwunden war, litt das Produkt unter den gängigen Problemen neuer Firmensoftware. Die Konkurrenten von SharePoint waren Plumtree, Epicentric und Oracle. Plumtree und Epicentric gibt es inzwischen nicht mehr. Die anderen beiden (SharePoint und Oracle) überlebten – dank der gigantischen Bankkonten der Grosskonzerne. Obwohl SharePoint überlebte, wurde es von der Microsoft-Mutter lange Zeit vernachlässigt. Die Kunden waren damals ziemlich verloren. Viele Intranets, die auf dem frischgebackenen SharePoint basierten, wurden von wohlgesinnten IT-Mitarbeitern gestaltet, die nicht wussten, worauf sie sich eigentlich eingelassen haben. 

Doch die Zeiten haben sich geändert. Ob es Ihnen gefällt oder nicht: SharePoint konnte im Intranet-Markt Fuss fassen und wird in nächster Zeit wahrscheinlich nicht verschwinden. Hier sind einige Belege dafür:

• Starke Marktakzeptanz: Laut dem Bericht der Radicati Group aus dem Jahr 2015 „Microsoft SharePoint Market Analysis, 2015-2019“ „verfügt Microsoft SharePoint weiterhin über grosse Marktakzeptanz in allen Branchen, weshalb vorausgesagt wird, dass es in den nächsten vier Jahren mit einer jährlichen Wachstumsrate von 20% wachsen wird.“
• Der erste Sieger unseres Intranet Design Annuals, der SharePoint verwendete, war die METRO Group, die im Jahr 2006 gewann – und auch damals war sie der einzige SharePoint-Sieger des Jahres. Im Gegensatz dazu, wurde SharePoint von 9 der 10 Sieger des Jahres 2016 verwendet.
• Grosse Entwicklungs-Community: Die SharePoint-Community hat zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels fast 10.000 Mitglieder.
• Designagenturen: Eine Vielzahl von Designagenturen wirbt spezifisch mit Erfahrung im Bereich des SharePoint UX-Designs bzw. der Entwicklung. Das Verzeichnis TopSharePoint.com alleine enthält mehr als 5.000 von ihnen.
• Markt für Begleitprodukte: Unternehmen finanzieren und veröffentlichen Drittlösungen (wie Unily), durch die SharePoint (und manchmal Office 360) ergänzt werden kann, und geben dem Intranet-Design somit einen Vorsprung.

Ein tolles SharePoint Design

Erfolgreiche Intranet-Teams verwenden das Standard-Angebot von SharePoint als Basis, nicht als Endprodukt, und passen die Technologie an, bis sie zu ihrem Unternehmen passt. NAV CANADA erstellte zum Beispiel eines der siegreichen, auf SharePoint basierenden, Intranets, das bei unserem Intranet Design Annual 2016 präsentiert wurde. Bereits die Startseite des Intranets enthält zahlreiche hilfreiche Attribute, zum Beispiel:

• Visuell ansprechendes, markentreues Design
• Einfache Navigation, die aufgrund ihrer Platzierung und der Hintergrundfarbe leicht zu finden ist
• Erhöhte Sichtbarkeit der häufig verwendeten Apps, Webseiten und Unterseiten
• Ein Karussell mit Aktionen, Ankündigungen und anderen Geschichten von besonderem Interesse
• Ein breiter Footer im unteren Bereich, der die Themen der globalen Navigation wiederholt und die gleichen Links wie das Megamenü enthält
• Viele hilfreiche, inhaltliche Funktionen, wie Projekt-Hervorhebungen, damit Mitarbeiter die wichtigsten Projekte und Ziele kennen, oder Mitarbeiter-Hervorhebungen, um Initiativen oder Veranstaltungen zu fördern, die direkt mit dem Alltag der Mitarbeiter von NAV CANADA in Verbindung stehen

Das tolle Intranet von NAV CANADA basiert auf SharePoint 2013. Oben sehen Sie seine Startseite. Das frontale Foto eines Flugzeugs ist ein starker visueller Hinweis auf das Hauptgeschäft. (Obwohl Karussells auf öffentlichen Webseiten nicht unbedingt empfohlen werden, eignen sie sich gut für Intranets, da die Intranet-Redakteure mehr interne Artikel und Aktionen an auffälliger Stelle platzieren können.)

Unser Bericht über die Besten SharePoint Intranets enthält weitere spezifische SharePoint-Ratschläge und umfassende Fallstudien von SharePoint-Intranets. Die detaillierten Fallstudien der siegreichen SharePoint-Intranets dieses Jahres finden Sie im 2016 Intranet Design Annual.

Empfehlungen der siegreichen Designteams

Falls Sie im Intranet-Design tätig sind, arbeiten Sie entweder bereits mit SharePoint oder denken zumindest irgendwann darüber nach. Hier sind Empfehlungen der besten Teams, die mit SharePoint Intranet-Designs arbeiten.

SharePoint ist keine schlüsselfertige Lösung

Die Installation von SharePoint ist nur der Anfang. Um ein tolles Intranet zu erstellen, sind UX-Design und Entwicklung notwendig.

Sie haben zweifelsohne Horrorgeschichten über SharePoint gehört und vielleicht einige von ihnen selbst erzählt. Schlechte Erfahrungen haben verschiedenste Gründe, die meisten basieren aber auf der falschen Annahme, dass SharePoint ein Flaschengeist bzw. eine Wundersoftware ist, die direkt nach ihrer Installation alle Fehler und Probleme Ihres Intranets löst. Dieses Wunschdenken hat seinen Grund – und den Tatsachen in die Augen zu sehen, ist der erste Schritt zur Lösung des Problems. Tappen Sie nicht in diese Fallen:

• Lassen Sie sich nicht vorgaukeln, dass installiert gleichbedeutend mit gut ist.
• Seien Sie nicht zu hoffnungsvoll und hören Sie nicht nur, was Sie hören wollen.
• Vermeiden Sie zu oberflächliche Recherchen.
• Glauben Sie nicht, dass Sie mit SharePoint innerhalb von extrem kurzer Zeit ein Intranet erstellen können – trotz geringem Budget oder einem zu kleinen und schlecht ausgerüsteten Team.

SharePoint-Intranets setzen Planung, Design, Forschung und Entwicklung voraus

Die siegreichen Teams wenden für ihre SharePoint-Intranets zahlreiche verschiedene Designstrategien an. Einige gemeinsame Merkmale finden Sie nachfolgend:

• Geschäftsanalyse: Berücksichtigen Sie Ihre Geschäftsziele bzw. wie Ihnen das Intranet dabei helfen kann, diese zu erreichen, und verwandeln Sie sie in praktische Voraussetzungen.
• Mögliches organisatorisches Change Management
• Strategie zur Content-Migration
• Führungs- und Content-Management-Strategie
• IA-Planung und Navigationsdesign für die globale Navigation und den Footer. Einer der grössten Fehler ist es, anzunehmen, dass die globale Standard-Navigation von SharePoint die Informationsarchitektur ersetzen kann. Die globale Standard-Navigation empfiehlt keine sinnvolle, benutzerfreundliche Content-Struktur für Ihre jeweiligen Inhalte. Diese muss recherchiert, definiert, studiert und verfeinert werden.
• UX-Design und Usability-Forschung, damit das Design so lange iteriert werden kann, bis es sich gut für die Mitarbeiter eignet.
• Werbung, Kundenservice und Trainingsstrategie

Beauftragen Sie UX-Designer, die SharePoint kennen

Ihr SharePoint-Entwickler ist nicht unbedingt auch ein guter UX-Designer. In diesem Fall benötigen Sie eventuell die Unterstützung eines UX-Designers. Idealerweise sollte dieser die ungefähren Funktionen von SharePoint kennen. Dieser Experte sollte kreative Inputs liefern, die die Einschränkungen von SharePoint berücksichtigen. Limitieren Sie das anfängliche Brainstorming und die Ideenfindung nicht, seien Sie aber realistisch, sobald die UX-Pläne konkreter werden und sich in Erfordernisse verwandeln.

Planen Sie mehr Zeit ein, falls Sie eine Version von SharePoint verwenden, die Ihre Entwickler nicht kennen

Es ist wichtig, dass Ihre SharePoint-Entwickler die Plattform gut kennen. Wenn Sie eine neue SharePoint-Version nutzen (die den Entwicklern nicht bekannt ist), kann das Designen schwieriger sein als erwartet. Die Builds und Prototypen können in diesem Fall das gesamte Projekt verzögern. Sogar einfache Aktivitäten, wie die Implementierung mehrerer Sprachen oder die Migration von bestehenden Inhalten, können manchmal kompliziert sein. Einige preisgekrönte Teams hatten zum Beispiel Probleme damit, ein Instrument, das die sichere Migration von Daten (inklusive Genehmigungen, Dokument-Revisionen, Datumsstempeln und mehr) ermöglicht, zu finden. Sie mussten externes Personal beschäftigen, das dem internen Migrationsteam dabei half. 

Planen Sie zusätzliche Zeit und Schulungen für Entwicklungsprobleme ein – vor allem, wenn Sie eine SharePoint-Version verwenden, die Ihre Entwickler nicht kennen.

Finden Sie sympathische SharePoint Berater

Es ist ausschlaggebend, dass die SharePoint-Entwickler und Designer gut mit dem restlichen Intranet-Team zusammenarbeiten. Die SharePoint-Experten werden zu einem wichtigen Bestandteil des Teams und treffen oft wichtige Entscheidungen. Die meisten siegreichen Teams bezeichnen ihre SharePoint-Experten als „SharePoint-Partner“. Der Begriff „Partner“ könnte natürlich nur cleveres Marketing von Microsoft oder dem Berater selbst sein. Ich glaube aber, dass er verwendet wird, da eine enge Beziehung eingegangen wird, um gemeinsam an einem langfristigen, grossen Projekt zu arbeiten. Ein Intranet aufzubauen, ähnelt der Produktion einer Broadway-Show oder dem Bau einer Schrägseilbrücke. Teammitglieder lernen, gut miteinander zu kommunizieren, und verlassen sich aufeinander – denn jedes Mitglied des Teams ist wichtig. Nach Ende des Projekts sind sie verbunden und haben etwas Grosses geschaffen – sie haben gemeinsam das Ziel erreicht, weshalb der Abschluss eines Projekts (obwohl die Veröffentlichung wahrscheinlich lange herbeigesehnt wurde) immer bittersüss ist.

Führen Sie ausführliche Bewerbungsgespräche mit SharePoint-Beratern und Vollzeitmitarbeitern, um sicherzustellen, dass Sie über längere Zeit hinweg effektiv zusammenarbeiten können.

Zeigen Sie die Funktionen von Meine Webseite an auffälliger Stelle an

Ohne Hilfe oder eindeutige Hinweise ignorieren Mitarbeiter bei der Verwendung von SharePoint häufig die Funktionen unter Meine Webseite (dazu gehören die Verwaltung von Dokumenten, Aufgaben, Hyperlinks, Kalendern, Kollegen und anderer persönlichen Informationen, das Teilen von Interessen, Fachbereichen, aktuellen Projekten und Beziehungen zu Kollegen sowie der Abruf zielgerichteter Informationen von Inhaltsanbietern, die auf im Profil bereitgestellten Informationen, zum Beispiel dem Titel, basieren). Sie verwenden maximal die Mindestfunktionen und nutzen Meine Webseite wie eine persönliche Festplatte. Diese suboptimale Nutzung ist allerdings schade, da Meine Webseite ein leistungsstarkes Instrument ist, das es Mitarbeitern ermöglicht, Inhalte besser zu verwalten. Um sicherzustellen, dass Benutzer Meine Webseite verwenden, unternehmen die preisgekrönten Designs folgendes, um dieses Szenario zu vermeiden:

• Nehmen Sie an, dass Nutzer die angezeigten Standard-Komponenten niemals ändern werden und wählen Sie die Standard-Einstellungen entsprechend aus.
• Vereinfachen Sie die standardmässige Meine Webseite Navigation, welche für Nutzer verwirrend sein kann.
• Bewerben Sie Meine Webseite im Intranet – über globale Navigationsmenüs, die Startseite und auf anderen zusammenhängenden Seiten. Das Resultat ist, dass Mitarbeiter den Nachrichtenfeed, Webseiten, Aufgaben, Apps und andere Funktionen von Meine Webseite nutzen können. (Die hilfreichste Funktion ist vielleicht Meine Abonnements. Die Nutzung dieser Funktion hilft Ihnen dabei, Meine Webseite als Kanal zur Inhaltsanzeige zu verwenden.)
• Schränken Sie die Anzahl der Webparts in der Webpart-Galerie ein, um zu verhindern, dass Beitragende komplett andere Webseiten aufbauen.
• Lassen Sie nicht zu, dass Nutzer Administratoren ihrer persönlichen Webseite sind, um katastrophale Konsequenzen, wie das Löschen der eigenen Webseite, zu vermeiden.
• Planen Sie viel Zeit und Ressourcen für responsive Designs ein, da es in diesem Fall kompliziert sein kann, die standardmässigen SharePoint-Elemente zu überarbeiten.

Planen Sie eine Infrastruktur für Funktionen, die einzeln aktiviert werden können

SharePoint bietet viele aufregende Funktionen, die ganz einfach aktiviert werden können. Die siegreichen Teams liessen sich allerdings nicht verführen und verwendeten nicht alle verfügbaren Funktionen. Stattdessen wägten sie genau ab, welche Funktionen genutzt werden sollten. Sie beurteilten, welche ihre Mitarbeiter benötigen und welche sie bei langfristig unterstützen können. Sie beurteilten ihr Führungsmodell, ihre Content-Struktur und ihre Content-Planung, bevor sie sich für optionale Funktionen entschieden. Kurz gesagt, berücksichtigten sie ihre Fähigkeiten und Einschränkungen und planten entsprechend.

Die Suche und die sozialen Funktionen waren zwei wichtige Aspekte, die den Siegern unseres Intranet Design Annual unerwartete Kopfschmerzen bereiteten. Ihre Ratschläge:

1. Verwenden Sie einen Bibliothekar oder zumindest eine Bibliothekar-Funktion, um die Suche zu verbessern. SharePoints robuste Suchfunktion ermöglicht es Ihnen, Suchresultate mit Hilfe von Filtern einzuschränken, und berücksichtigt die Taxonomie, um Facetten zu definieren. Bibliothekare können die Suchdaten analysieren, um auf der Ergebnisseite der Suchmaschine (SERP) bessere Resultate zu präsentieren. Sie definieren die beste Wahl, ändern die Reihenfolge der Resultate, legen Regeln zur Einbeziehung bzw. dem Ausschluss von Inhalten fest (um die Suche zu präzisieren) und bestimmen verwaltete Eigenschaften von Inhaltsquellen.
2. Mitarbeiter benötigen eine Anleitung zur Verwendung der sozialen Funktionen, wie den Kommentaren, Bewertungen, Blogs und Feeds. Zum Beispiel: 

• Das Management sollte soziale Funktionen offiziell absegnen und verwenden, ausserdem sollten die entsprechenden Richtlinien im Intranet veröffentlicht werden.
• Um Leser zum Antworten zu motivieren, fügen Sie am Ende aller Artikel eine Frage oder eine Handlungsaufforderung hinzu.
• Überzeugen Sie Vorkämpfer, ein Gespräch zu beginnen, um zu vermeiden, dass niemand der Erste sein möchte.

Organisieren und verwalten Sie Bereiche zur Zusammenarbeit

SharePoint lässt Sie ganz einfach Teambereiche schaffen. Dabei erstellen und verwalten Nicht-Entwickler Bereiche, in denen Menschen miteinander kommunizieren. Diese Bereiche können sich zu blühenden, aktiven Ökosystemen, die Teams unterstützen, entwickeln – oder zu dunklen Silos mit alten, duplizierten, irrelevanten Informationen, die vor allem für Menschen, die den Bereich nicht kennen, schwer zu finden sind. Mitarbeiter sollten über Bereiche zur Zusammenarbeit informiert werden.

Falls das Unternehmen nicht vorsichtig ist, könnte ein altes Intranet-Problem – Inhalte, die in vielen verschiedenen Intranet-Seiten versteckt sind – in leicht veränderter Form auftreten. Um das zu vermeiden:

• Stellen Sie sicher, dass der gesamte Inhalt des Teambereichs gut indexiert ist.
• Erstellen Sie einen Plan, um tiefgreifende Inhalte in die IA des Haupt-Intranets zu integrieren.
• Erstellen Sie Regeln zur Erstellung neuer Bereiche. Motivieren Sie Menschen, falls möglich einen bestehenden Bereich zu verwenden, anstatt einen neuen zu erstellen.

Ein personalisiertes Aussehen setzt viel Arbeit voraus

Viele Teams sagen, dass es wichtig ist, dem Intranet ein eigenes Aussehen zu verleihen, damit es nicht wie SharePoint aussieht. Um das zu erreichen, stellten einige Sieger visuelle Designer ein oder beauftragten Berater. Doch sie alle benötigten SharePoint-Entwickler, um ihre Marke und den gewünschten Look zu implementieren.

Einige implementierten ihre Marke ohne grosse Probleme, während andere ihre Mühe damit hatten. Alle, die die Seitenlayouts grundlegend ändern wollten, berichteten dass dafür stundenlange Arbeit notwendig war. Bei einigen, die die Personalisierung der visuellen Gestaltung des Intranets nicht eingeplant hatten, verzögerte sich das Projekt.

Wenige Rollen

Personalisierung ist eine effektive Möglichkeit, um Inhalte basierend auf den Rollen bzw. Funktionen der einzelnen Personen anzuzeigen oder zu verbergen. Obwohl SharePoint eine umfangreiche Personalisierung ermöglicht, berichteten viele Gewinner, dass die Personalisierung einfacher und übersichtlicher war, wenn nur wenige Funktionen verwendet werden und die Genehmigungen nicht zu genau justiert werden müssen.

Planen Sie Training für Nutzer ein

Ein verändertes Nutzererlebnis kann Nutzer verwirren – auch wenn das Design besser ist oder wenn sie schon früher auf SharePoint basierende Intranets verwendet hatten. Die siegreichen Teams nutzten unter anderem persönliche Trainingseinheiten im Rahmen von Orientierungsveranstaltungen für neue Mitarbeiter, die Bekanntmachung und Bewerbung von Funktionen, Tipps und kurze Videoanleitungen, um ihre Nutzer zu unterstützen.

Microsoft könnte Vorteile bieten

Verwenden Ihre IT-Gruppe und andere Mitarbeiter Software von Microsoft? Mehrere Teams waren mit der Integration zwischen SharePoint und anderen Programmen von Microsoft, wie Office 360, sehr zufrieden. Die Sieger erzählten, dass SharePoint nahtlos in die bestehenden Systeme ihrer Unternehmen integriert werden konnte. Auch für ihre Benutzer war die Vertrautheit ein Vorteil, was Produktivität und Akzeptanz betrifft.

Das bedeutet nicht, dass SharePoint nicht funktioniert, falls Sie keine Microsoft-Systeme nutzen – es könnte aber etwas schwieriger sein.

Lernen Sie von anderen

Die siegreichen Teams liessen sich von anderen guten Intranets (über Berichte, Artikel und Abonnements von lokalen und globalen Netzwerk-Gruppen) inspirieren und empfehlen diese Vorgehensweise unbedingt.

Schlussfolgerung

Ich hege seit 15 Jahren eine Hassliebe für SharePoint. Grund für die Abneigung ist ein häufig auftretendes ungeplantes, nicht überwachtes, ungezügeltes Durcheinander, das Geld kostet, die Produktivität der Mitarbeiter reduziert und sich schlecht auf die Motivation und Moral der Mitarbeiter auswirkt.

Falls Sie über ein schlechtes SharePoint Intranet verfügen, wird schnell nach einem Schuldigen gesucht. Lassen Sie das Selbstmitleid hinter sich. Berücksichtigen Sie die Lektionen und Ratschläge der SharePoint-Preisträger des Intranet Design Annual. Diese Teams schafften es, SharePoint zu zähmen und gewannen sogar eine Auszeichnung dafür. Und genau das liebe ich an SharePoint.

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