Sollten Kleinunternehmen ein Intranet haben?

by Kara Pernice (deutsche Übersetzung) - 13.09.2015

Seit 2010 hatten 12 der 50 siegreichen Unternehmen unseres Intranet Design Annuals weniger als 2.000 Mitarbeiter. Einer der Gewinner, Accolade, verfügt nur über 200 Intranet-Nutzer (am Ende des Artikels finden Sie die Gewinnerliste). 24% der Gewinner zu repräsentieren, ist für Kleinunternehmen ein toller Erfolg. Doch Unternehmen mit weniger als 1.000 Mitarbeitern verwenden häufig gar kein Intranet. Viele Kleinunternehmen behelfen sich mit E-Mail, Yammer und einem Dateispeichersystem – und das kann kurzfristig sogar sehr gut funktionieren. Wenn mehr Informationen hinzugefügt werden und das Unternehmen älter wird, kann es aber schwierig und zusammenhanglos sein, sich auf derartige Instrumente zu verlassen, um auf die Wissensdatenbank eines Unternehmens zuzugreifen. Das Fehlen einer globalen Suchfunktion und fehlendes Wissen darüber, wer welche Dinge verwendet bzw. ob ein Dokument gelöscht werden kann, hat grossen Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter.

Die Kosten des Kaufs, der Installation und der Wartung grosser Lösungen, wie SharePoint, sind für Kleinunternehmen meist unerschwinglich. Da 5 von 12 Kleinunternehmen in unseren Intranet Design Annuals der Jahre 2010-2015 SharePoint verwenden, wissen wir, dass dies erfolgreich möglich ist. Dennoch könnten andere, alternative Intranet-Lösungen billiger, leichter und attraktiver für Kleinunternehmen sein. Egal, was Sie lesen, bedenken Sie immer, dass kein gutes Intranet komplett schlüsselfertig ist. Design, Entwicklung, Personalisierung, Wartung und Steuerung sind notwendige Elemente jedes Intranet-Designs.

Wenn wir aus den tausenden Intranets, die wir im Laufe der Jahre analysiert haben, eine Schlussfolgerung ziehen können, ist es, dass unveränderte, schlüsselfertige Nutzererlebnisse unterdurchschnittlich sein werden – egal, wo sie verwendet werden. Jedes Unternehmen ist anders und daher wird kein unverändertes Intranet-Design überall gleich effektiv sein. Sie können allerdings nach einer Software suchen, deren anfängliches Design eine gute Basis für Anpassungen darstellt, wodurch Sie sicherstellen, dass Sie nicht alles ändern müssen.

Die Anzahl der Mitarbeiter ist nur ein Faktor, der in die Entscheidung einfliessen sollte, ob ein Intranet notwendig ist. Auch wenn Sie nur 25 Mitarbeiter haben, kann ein Intranet wesentliche Vorteile bieten, falls einer der folgenden Punkte für Ihr Unternehmen zutrifft:

• Mehrere Bürostandorte
• Ein grosser Prozentsatz der Mitarbeiter arbeitet von zu Hause oder unterwegs
• Sie planen, mehrere neue Mitarbeiter einzustellen
• Hohe Mitarbeiterfluktuation
• Fusionen und Übernahmen
• Schlechte interne Kommunikation
• Überfüllte E-Mail Posteingänge
• Verwirrung, wo die aktuellsten Informationen, Richtlinien, Kundeninformationen, Verkaufspräsentationen, rechtlichen Vorschriften, Branchenrichtlinien, Ankündigungen usw. zu finden sind.

Mehrere Bürostandorte

Wenn alle Mitarbeiter gemeinsam in einem Bürogebäude arbeiten, entsteht eine spezielle Kultur. Diese Kultur kann Plaudereien bei einer Tasse Kaffee, Insiderwitze, Gespräche beim Mittagessen und manchmal sogar das Anschreien über die Trennwände zwischen Arbeitsplätzen hinweg umfassen. Sobald es allerdings mehrere Büros gibt, muss die Kommunikation angepasst werden. Ein Intranet kann dabei helfen, dieses Problem zu lösen und Mitarbeiter zu motivieren, über soziale Funktionen und Teambereiche zu kommunizieren. (Forschung im Bereich der Kommunikation zwischen Mitarbeitern zeigt, dass Menschen häufiger mit Mitarbeitern im eigenen Stockwerk kommunizieren, als mit Mitarbeitern in einem anderen Stockwerk desselben Gebäudes. Wir glauben dennoch nicht, dass Büroräume, die sich über mehrere Stockwerke erstrecken, ausreichen, um ein Intranet empfehlen zu können.)

Mitarbeitern ist ihr Arbeitsplatz wichtig und sie möchten wissen, was dort passiert. Informationen, die für einen bestimmten Ort gelten, z.B. die Reservierung von Konferenzräumen, die Speisekarte der Kantine oder eine (physische) Publikationsbibliothek, sollten problemlos erreichbar und aktuell sein. Ein Intranet ist eine zentrale Anlaufstelle, um alle diese Informationen zu finden – entweder auf den eingeloggten Nutzer und seine Position zugeschnitten oder für jeden Bürostandort über einen Link im Menü erreichbar.

Mitarbeiter, die remote arbeiten

Sich persönlich zu unterhalten, kann produktiv sein und die Zusammenarbeit fördern. Online-Feeds und andere soziale Tools erreichen das ebenfalls. Offene Kommunikationen über ein bestimmtes Projekt oder Thema passen allerdings häufig nicht in einen Online-Feed. Intranet-Systeme können bessere Instrumente zur Zusammenarbeit bieten und zu anderen Informationen, Dokumenten und Personen verlinken, die am jeweiligen Projekt arbeiten. Bei der Huron Consulting Group arbeiten Berater zum Beispiel häufig am Standort der Kunden, benötigen allerdings Informationen von anderen Beratern. Das Intranet von Huron ermöglicht es ihnen, problemlos auf diese Informationen zuzugreifen.

Rechtsanwälte und Führungskräfte von Bennet Jones LLP arbeiten häufig von zu Hause aus – vor allem am Abend, am Wochenende und auf Reisen. Sie verwenden ihr Intranet, um auf die aktuellsten Gerichtsurteile, Richtlinien usw. zuzugreifen, was sicherstellt, dass das Geschäft auch nach Büroschluss weiterläuft.

Die National Geographic Society ermutigt zur mobile Nutzung des Intranets an abgelegenen Orten, auf Geschäftsreisen oder sogar zwischen den Gebäuden am Firmengelände des Unternehmens (in Washington, D.C.). Die mobile Website bietet Zugriff auf das Mitarbeiterverzeichnis, Neuigkeiten und soziale Funktionen.

Mehr Mitarbeiter einstellen

Neue Mitarbeiter kennen die Abläufe des Unternehmens, in dem sie soeben begonnen haben normalerweise nicht. Sie müssen Menschen, Abläufe, Instrumente und Terminologie kennenlernen. Herauszufinden, wo nach diesen Dingen gesucht werden kann, verschwendet viel Zeit und verlängert den Onboarding-Vorgang. Ein gutes Intranet kann neuen Mitarbeitern dabei helfen, auf effiziente Weise mehr über das Unternehmen zu erfahren. Viele Intranets enthalten Bereiche, wie Neue Mitarbeiter oder Onboarding, die neu eingestellten Mitarbeitern dabei helfen, schnell produktiv zu werden. Die Informationen ermöglichen es ihnen auch, selbstsicher zu agieren. Ausserdem können sie das Eis brechen, während sie versuchen, neue Kollegen kennenzulernen. Auch wenn es sich um ein kleines Unternehmen handelt, kann ein Intranet dafür sehr nützlich sein – ausser alle Mitarbeiter treffen sich jeden Morgen und Sie haben die Möglichkeit, neue Mitarbeiter jedem Kollegen persönlich vorzustellen und sie in Abläufe einzuführen.

Hohe Mitarbeiterfluktuation

Wenn Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, geht auch ihr Wissen verloren – ausser, es wurde dokumentiert und ist für andere Mitarbeiter erreichbar und nutzbar. Falls sich die Informationen im E-Mail Programm, am lokalen Computer oder in verschiedenen Netzlaufwerken des scheidenden Mitarbeiters befinden, werden nur sehr motivierte Kollegen alle finden und die persönlichen Notizen entschlüsseln können. 

Ein Intranet macht es einfach, Wissen systematisch zu teilen und auf dieses Wissen jeden Tag zuzugreifen.

Fusionen und Übernahmen

Wenn Unternehmen fusionieren oder übernommen werden, müssen neue Methoden gefunden werden, um Prozesse zu optimieren, Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten, zu finden und kennenzulernen, doppelte Abläufe und Arbeitsschritte zu eliminieren und mit allen zu kommunizieren. Getrennte Systeme können eine unerwünschte „wir gegen sie“ bzw. „wir machen das so“ Mentalität fördern. Systeme und Prozesse zu vereinheitlichen und die besten Aspekte beider (oder mehrerer) Unternehmen zu kombinieren, kann ein besseres System – ein besseres Intranet – zur Folge haben und sicherstellen, dass Geschlossenheit sowie die wichtigsten Werte und Ziele des Unternehmen gefördert werden.

CenturyLink, das aus der Übernahme von USWest durch Qwest im Jahr 2000 hervorging, kombinierte direkt nach der Fusion die beiden Intranets der Unternehmen. Im Laufe der Jahre wurden mehrere Iterationen des Intranet-Designs erstellt, ausserdem sorgten Datenbanken und Vorlagen für erhöhte Konsistenz auf der gesamten Seite. Die Anzahl von informationshaltigen Inhalten explodierte, sobald auch Nicht-Programmierer Inhalte hinzufügen konnten. Im Jahr 2010 war das Intranet von CenturyLink, das designt wurde, nachdem die Inhalte, die von Nutzern am häufigsten genutzt wurden, identifiziert worden waren, einer der Gewinner unseres Intranet Design Annual.

Schlechte interne Kommunikation

Mitarbeiter benötigen einen Ort, an dem sie Informationen auf sichere und auffindbare Weise systematisch teilen können. Mitarbeiter sollten wissen, welche Dinge sie teilen sollen, und über die nötigen Instrumente und Methoden verfügen, um Informationen über Projekte, Richtlinien oder Teams, sowie Neuigkeiten und Ankündigungen zu kommunizieren.

Ankündigungen und Neuigkeiten halten Mitarbeiter auf dem Laufenden und können Begeisterung und Zusammenhörigkeitsgefühl fördern. Sie geben Menschen das Gefühl, respektiert zu werden, da sie dem Unternehmen wichtig genug sind, um über bestimmte Massnahmen informiert zu werden. Mitarbeiter beginnen ihren Arbeitstag häufig auf der Startseite des Intranets, um Neuigkeiten zu lesen und herauszufinden, was im Unternehmen und der Branche passiert. Unternehmensnachrichten zu lesen, ist die zweitbeliebteste Tätigkeit der Nutzer von Intranets. (Wissen Sie, was die beliebteste Tätigkeit ist? Die Antwort finden Sie am Ende dieses Artikels.)

Überfüllte E-Mail Posteingänge

Falls kein gutes Intranet vorhanden ist, versenden Mitarbeiter oft Massenemails zu jedem Thema – von einem neuen Vorsitzenden bis hin zu kostenlosen Brezeln im Pausenraum. Das hat sehr viele Probleme zur Folge und Nutzer beschweren sich in unseren Studien häufig über zu viele E-Mails. Die vermeintliche Dringlichkeit des Mediums kann von den echten Prioritäten des Mitarbeiters ablenken, es ist zeitraubend und stressig, viele E-Mails zu beantworten bzw. zu archivieren, wichtige Informationen könnten verlorengehen oder schwer zu finden sein und es kann passieren, dass falsche Informationen gefunden und eine spätere E-Mail mit geänderten oder korrigierten Informationen übersehen wird.

Aufgrund seiner Abneigung gegen den Missbrauch von E-Mails, konzentrierte sich einer unserer Design Annual Gewinner, Klick Health, auf die Erstellung eines Intranet-Systems, das aus aufgabenorientierten Instrumenten besteht, die alle geschäftlichen Erfordernisse des Unternehmen an einem Ort thematisieren. Dadurch wurde der Grossteil der früher versandten E-Mails eliminiert.

Bennett Jones LLP motiviert Nutzer, die Blogs in seinem Intranet als Ersatz für Konversationen per E-Mail zu verwenden. In einer rechtlichen Umgebung, wie in diesem Unternehmen, können Menschen Blog-Unterhaltungen über wichtige Fälle, neue Gesetze, optimale Vorgehensweise und neue Präzedenzfälle lesen. Diese können durchsucht werden, ausserdem werden Einträge nie gelöscht.

Ein Nutzer des Intranets von Accolade berichtete, dass ihm das Intranet ermöglicht, weniger E-Mails zu versenden, herauszufinden, woran Kollegen gerade arbeiten, Geschäftsnachrichten zu lesen, benötigte Informationen zu finden und sich mit Kollegen zu verbinden.

Verwirrung, wo die aktuellsten Informationen zu finden sind

File Sharing Lösungen, wie Box, Dropbox, Egnite und Google Drive, sind derzeit sehr beliebt und bieten zahlreiche hilfreiche Funktionen. Die richtigen, aktuellsten Informationen zu finden, kann in den meisten File Sharing Systemen dennoch zum Problem werden. Verwirrung, wo die aktuellsten Richtlinien, Kundeninformationen, Verkaufspräsentationen, rechtlichen Vorschriften, Branchenrichtlinien , Ankündigungen und so weiter zu finden sind, kann unglaublich zeitraubend und frustrierend sein. Ein gutes Intranet hilft Mitarbeitern dabei, diese Fallen zu vermeiden. Ein anderer Nutzer des Intranets von Accolade gab an, dass es ihm das Intranet ermöglicht, auf ganz einfache Weise Informationen zu teilen: er muss keine Dokumente mehr versenden oder sie im lokalen Speicher ablegen. Die Information wird ganz einfach an einem einzigen Ort gespeichert und abgerufen. Das Intranet ermöglicht es auch, Informationen für eine bestimmte Zielgruppe masszuschneidern.

Informationen an einem Ort zu konzentrieren, bedeutet, dass eine IA und Suche für dieses Tool erstellt werden muss. Obwohl das selbst in Kleinunternehmen mit wenigen Inhalten kein schnelles oder einfach zu realisierendes Vorhaben ist, lohnt es sich, wichtige Informationen erreichbar und durchsuchbar zu machen.

Die nächsten Schritte

Analysieren Sie Ihre aktuellen Instrumente und Systeme, sowie ihre Auswirkung auf die Effizienz von Mitarbeitern und die geschäftlichen Bedürfnisse, bevor Sie ein Intranet erstellen. Falls Sie sich für ein Intranet entscheiden, wählen Sie nicht sofort ein Tool oder bestimmte Funktionen aus. Formulieren Sie Ziele, die mit den Geschäftszielen und den Bedürfnissen der Mitarbeiter übereinstimmen und holen Sie dann Input der Interessensvertreter ein.

Liste der siegreichen Kleinunternehmen

2015

• Accolade, 200 Nutzer
• Klick Health, ca. 400 Nutzer
• Saudi Food & Drug Authority, 2.000 Nutzer

2014

• National Geographic Society, ca. 1.500 Vollzeitmitarbeiter (plus zahlreiche befristete Mitarbeiter, Praktikanten und internationale Partner)
• triptic, 20 Nutzer

• 2013
• Acorda Therapeutics, Inc., 350 Nutzer
• Luzerner Kantonalbank AG, 1.000 Nutzer

2012

• CenturyLink Business, ca. 2.000 Nutzer
• LivePerson, Inc., 550 Nutzer

2011

• Bennett Jones LLP, 925 Nutzer
• Mota-Engil Engenharia e Construção, S.A., 500 Nutzer

2010

• Huron Consulting Group, ca. 2.000 Nutzer

Weitere Informationen über hervorragende Intranets in Kleinunternehmen finden Sie in unserem kostenpflichtigen Bericht: Die besten Intranets von Kleinunternehmen 2010-2015

Die Antwort auf unsere Quizfrage: Was ist die beliebteste Funktion in den meisten Intranets? Das Mitarbeiterverzeichnis nimmt den Preis mit nach Hause und das Finden von Informationen über Mitarbeiter ist die häufigste Aufgabe.

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