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22.02.2014

Intranet-Informationsarchitektur (IA) Trends

Intranets verbessern die Auffindbarkeit und Entdeckbarkeit, indem sie Inhalte eher nach Aufgabe als nach Abteilung organisieren, Mega-Menüs für die Präsentation tieferer Inhalte einsetzen, klare Hinweise zur Unterstützung der Orientierung ihrer Nutzer liefern und Shortcuts zu wichtigen Seiten und Tools bieten.

Informationsarchitektur einer Website

© bloomua - Fotolia.com

 

by Marieke McCloskey (deutsche Übersetzung) - 23.02.2014

 

Intranets enthalten eine grosse Menge an Informationen, die bequem zugänglich sein müssen. Die richtige Informationsarchitektur (IA) zu implementieren und geeignete Navigationselemente zu verwenden, ist für erfolgreiches Intranet und ein gutes Nutzererlebnis unverzichtbar.

Darüber hinaus stehen die Designer der Intranet-IA vor einer enormen Herausforderung: Sie haben nur begrenzte Inspirationsquellen. Aufgrund der Natur der Intranets haben Designer oft wenig Möglichkeiten, sich anzusehen, wie andere Intranets ihre Informationen strukturieren.

Um Intranet-Designern eine Reihe von Ideen und Lösungen zu bieten, haben wir 77 Intranet-Informationsarchitekturen analysiert. Wir präsentieren die detaillierte Navigationsstruktur, Screenshots und unsere Analyse in der 2. Ausgabe unseres Intranet-IA-Design-Report: Methoden und Fallstudien (engl.).

Die erste Ausgabe wurde vor 7 Jahren veröffentlicht, ein Vergleich der beiden Fallstudien ermöglicht uns also, neue Trends in der Intranet-Informationsarchitektur zu erkennen. Die grösste Veränderung liegt in der Verwendung der Navigations-Designelemente, nicht in den Themen, die im Hauptmenü dargestellt werden. Wir haben über den Zeitraum von 7 Jahren deshalb auf der IA-Ebene auch keinen solch massiven Wechsel wahrgenommen wie auf der Seiten-Ebene. Das Intranet-Design auf Seiten-Level ist in der selben Zeitspanne stark verändert. Siehe dazu auch unsere Dokumentation im: Intranet Design Jahrbuch-Serie (engl.).

Verwirrung zwischen den Kategorien

Viele Intranets leiden unter verwirrenden Menübezeichnungen. Solche Bezeichnungen erschweren es den Nutzern, zu finden, wonach sie suchen.

Die häufigsten Gründe für Verwirrung sind:

  • Begriffe sind zu vage und enden als Allerweltskategorie (z. B. Für Angestellte).
  • Bereiche wie "Wie kann ich…" oder Tools werden zu gross.
  • Verschiedenen Bereichsbezeichnungen auf der Seite mangelt es an Unterscheidbarkeit (z. B. Personalabteilung und Verwaltung & Management in demselben Menü).
  • Die Sprache ist mit Jargon oder Markenbegriffen durchsetzt.

Unklare Benennungen ist eines der grössten und wichtigsten Projekte, welches man anpacken muss, wenn es um die Intranet-IA geht. Jede Navigationskategorie muss aussagekräftig, spezifisch und im Vergleich zu den anderen exklusiv sein, damit die Nutzer navigieren können, ohne zu zögern.

Methoden der Nutzerforschung wie das Cardsorting, Tree-Testing und Usability-Testing können dabei helfen, doppeldeutige Bezeichnungen und unklare Informationsgruppierungen zu identifizieren.

Das Intranet nach Aufgabe oder Thema organisieren

In unserer Analyse haben aufgabenbasierte Strukturen bei organisatorischen Veränderungen oft besser abgeschnitten als nach Abteilung geordnete Intranets. In vielen Fällen werden Intranets zunächst so strukturiert, dass sie die Organisationsstruktur des Unternehmens widerspiegeln, weil diese Art der IA die Pflege des Intranets einfach macht: Jede Abteilung bzw. jeder Arbeitsbereich hat einen Bereich des Intranets. Der Nachteil ist jedoch, dass jedes Mal, wenn im Unternehmen etwas neu organisiert wird, auch die Navigation geändert werden muss. Wir haben in unseren Intranet-Nutzertests zudem festgestellt, dass die aufgabenbasierte Navigation dazu neigt, das Lernen zu erleichtert.

Glücklicherweise haben die meisten Intranets in unserer Analyse zumindest teilweise ein aufgabenbasiertes Organisationsschema angewendet. Zum Zeitpunkt der zweiten Ausgabe dieses Reports waren 86% der neuen Intranet-IAs aufgabenbasiert oder zumindest hauptsächlich nach Aufgabe oder Thema sortiert. Das bedeutet, dass die Organisation der Inhalte unabhängig davon gestaltet wurde, wer die Inhalte besass oder erstellte.

Eine häufige Falle bei aufgabenbasierten IAs sind Kategoriebezeichnungen, die sich schlecht scannen lassen. Unternehmen denken, dass Kategoriebezeichnungen Verben enthalten oder einem Muster wie "Ich möchte ..." folgen müssen, um aufgabenbasiert zu sein. Das ist nicht notwendig. Wenn man versucht, Links oder Menübezeichnungen einem bestimmten Format anzupassen, macht sie das manchmal lang und schwerer schnell zu lesen, weil die wichtigsten Worte erst am Ende der Bezeichnung auftauchen. Eine aufgabenbasierte IA braucht keine spezielle grammatikalische Struktur für die Bezeichnungen; es geht nur darum, Informationen danach zu sortieren, wie die Mitarbeiter sie verwenden anstatt danach, wer sie erstellt und pflegt.

Anzahl der wichtigsten Navigationspunkte

Bei 77 Intranet-IAs in diesem Report gab es eine durchschnittliche Anzahl von 7.6 Kategorien auf oberster Ebene, der niedrigste Wert lag bei 3, der höchste bei 31 Kategorien. Der Medianwert an Kategorien betrug 7. Diese Zahlen haben sich in den 7 Jahren zwischen den beiden Ausgaben dieses Berichts nicht sehr verändert.

Edition 1Edition 2Edition 3
Durchschnittliche Anzahl Nav.-Kategorien7.77.57.6
Medianwert Anzahl Nav.-Kategorien677
Anzahl der analysierten IAs562177
Maximale Anzahl Nav.-Kategorien3112

 

Was sich zwischen den beiden Ausgaben verändert hat, ist die maximale Anzahl der Navigationskategorien. In der ersten Ausgabe dieses Reports gab es mehr Organisationen mit sehr grossen Menüs. 11% der Unternehmen in unserer ersten Ausgabe hatten mehr als 12 verschiedene Kategorien, was in der zweiten Ausgabe bei keinem Unternehmen der Fall war.

Diese Verschiebung hin zu insgesamt weniger Kategorien ist gut. Während eine umfassende Struktur eine grosse Bandbreite an verfügbaren Inhalten zeigt, können es zu viele Kategorien (engl.) dem Nutzer erschweren, einen Bereich der Seite auszuwählen, wegen der potentiellen Überschneidungen in den Bedeutungen der vielen Menüpunkte.

Themen und Beschriftungen in der Top-Level-Navigation

Viele Intranets sind allgemeinen Mustern für die Auswahl der wichtigsten Menüpunkte gefolgt. Diese Themen erhielten Top-Level-Navigationsstatus bei einem Grossteil der Intranets:

  • Unternehmens-Informationen (66%)
  • Personalabteilungs-Informationen (64%)
  • Nachrichten (56%)

Informationen zu Abteilungen und Bereichen waren bei 45% aller Intranets eine Top-Level-Kategorie und Support Services (gemeinsame Anforderungen über das ganze Unternehmen hinweg) tauchten bei 40% der Intranets auf der obersten Ebene auf. Dann gab es eine sehr lange Liste zusätzlicher Kategorien, die bei einem kleineren Anteil von Intranets zu finden waren.

Jenseits dieser am häufigsten verwendeten Themen neigten Unternehmen in derselben Branche dazu, dieselben Kategorien an die Spitze ihrer IA zu stellen. Beispielsweise stellten Herstellerfirmen häufig eine produktbezogene Kategorie in die oberste Ebene ihrer Navigation, während Unternehmen mit einem Schwerpunkt auf dem Gebiet des geistigen Eigentums häufig eine Wissensmanagements-Kategorie auf oberster Ebene aufführten.

Die Bezeichnungen, mit denen jedes dieser Themen versehen wurde, unterschieden sich bei den verschiedenen Intranets stark. Die folgende Auflistung führt einige der spezifischen Termini auf:

Über das UnternehmenPersonalabteilungs-InformationenNachrichtenInformationen über AbteilungenSupport Service
Über [Name der FirmaPersonalabteilungNachrichtenAbteilungenServices
Über unsVorteile & BezahlungNachrichten & VeranstaltungenUnternehmenSupport Services
Unser UnternehmenInformationen für MitarbeiterKommunikationBranchenUnternehmens-dienstleitungen
[Name der Firma]Mitarbeiter-ressourcenNeueste Nachrichten MitarbeiterBereicheArbeitstag
FirmaVorteileWas ist neuUnsere TeamsSupport am Arbeitsplatz

 

Verbessertes Leitsystem

Eine spürbare Verbesserung im Design zwischen den zwei Ausgaben dieses Reports bestand darin, wie die Intranets ihre Nutzer dabei unterstützten, sich auf der Seite zu orientieren. Fast alle Intranets der 2. Ausgabe boten eine konsistente Navigation in den Bereichen der Seite. Die Nutzung von Vorlagen und Design-Richtlinien half vielen Unternehmen dabei, auf verschiedenen Seiten ein ähnliches Look and Feel zu erzeugen, trotz mehrerer unterschiedlicher Ersteller der Inhalte.

Zusätzliche Hinweise im Leitsystem, wie die Markierung des aktuellen Standorts des Nutzers auf der Seite und die Präsentation von sogenannten Breadcrumbs, sind jetzt bei vielen Intranets Standard. Diese sind besonders wichtig, wenn Nutzer über einen Deep-Link in das Intranet kommen, beispielsweise über einen Link in einer E-Mail oder ein Suchergebnis.

Eine klare und beständige Navigation zeigt den Nutzern, wie sie Informationen finden, und hilft ihnen dabei, nachvollziehen zu können, welche Bereiche der Seite sie bereits erkundet haben.

 

Intranet von ICF International

Das Intranet von ICF International behält auf allen Seiten dasselbe Look and Feel bei, was das Unternehmen vereinheitlicht und es den Nutzern erleichtert, zu wissen, wo sie sind und wo sie hingehen können.

 

Intranet von Architect of the Capitol

Das Architect of the Capitol hat eine gute Leistung gezeigt, indem es den Nutzern Hinweise dazu gibt, wo auf der Seite sie sich befinden:

  1. Die globale Navigation markiert den Hauptbereich der Seite, in dem der Nutzer sich aktuell befindet.
  2. In der lokalen Navigation ist sowohl die Seite der zweiten als auch die Seite der dritten Ebene fett hervorgehoben.
  3. Die Breadcrumbs zeigen, wo die Seite innerhalb der Struktur der Website hingehört.
  4. Der Seitentitel führt die Auswahl in der Navigation auf der dritten Ebene durch.

Mega-Menüs

Von den 21 Organisationen, die bei der 2. Ausgabe dieses Reports dazukamen, haben 9 Mega-Menüs aus der Hauptnavigation implementiert. Mega-Menüs sind grosse Dropdown-Menüs, normalerweise aufgeteilt in Gruppen von Optionen zur Navigation. Häufig präsentieren sie sowohl zweit- als auch drittrangige Seiten und machen damit Inhalte der niedrigeren Ebene für die Nutzer sichtbarer. Das kann signifikant die Entdeckbarkeit verbessern, von zuvor schwer auffindbaren Informationen oder Anwendungen (eignet sich allerdings nicht für Nutzer von mobilen Geräten).

Was in den Mega-Menüs präsentiert wurde, unterschied sich je nach Unternehmen. Fast alle entschieden sich, alle Links aufzuführen, nur einige wenige markierten die wichtigsten Seiten, um ihre Nutzer nicht unnötig zu strapazieren.

Sage und Architect of the Capitol haben nicht nur Links aufgeführt, sondern auch einen Bereich eingeführt, um spezifische Inhalte aus diesem Bereich der Website hervorzuheben.

 

Megamenü von Sage

Sage hat seine Mega-Menüs in zwei Bereiche aufgeteilt:

  1. Auf der rechten Seite des Mega-Menüs werden die beliebtesten Seiten in diesem Bereich der Website aufgeführt. Dadurch können die Leute in diesen Bereich springen, ohne, dass sie mit allen möglichen Seiten überfordert werden würden.
  2. Die linke Seite des Mega-Menüs wird genutzt, um diesen Bereich der Website zu bewerben. Im nächsten Schritt plant das Intranet-Team, diesen Platz zu nutzen, um Inhalte aus jedem Bereich der Seite zu bewerben oder zu markieren.

 

Megamenü von PCL Constructors

PCL Constructors, Inc. hat nur bei den Navigationspunkten ein Mega-Menü eingeführt, bei denen es notwendig war. Projekte hat nur vier weiterführenden Links und kann mit einem einfachen Dropdown-Menü auskommen, während der Bereich Bezirke wesentlich mehr Links enthält. Die Darstellung der Bezirke als Dropdown-Menü würde die Nutzer zwingen, zu scrollen, um das Menü sehen zu können, also ihre feinmotorischen Fähigkeiten strapazieren und ihr Kurzzeitgedächtnis.

Individualisierbare Quick Links und soziale Filter

Viele Intranets boten als Navigations-Shortcuts so genannte QuickLinks an. Das galt vor 7 Jahren, als die erste Ausgabe des Reports veröffentlicht wurde, und ist immer noch der Fall. Mit so viel Informationen in Intranets können Shortcuts zu Inhalten auf niedrigeren Ebenen, die dennoch regelmässig von den Mitarbeitern benötigt werden, viel Zeit sparen. Diese Shortcuts helfen den Mitarbeitern, neue Funktionen zu entdecken, und machen damit das Intranet nützlicher und interessanter.

Die besten Listen von Quick Links haben aussagekräftige Bezeichnungen wie Beliebteste Seiten oder Häufig verwendete Tools, sind prominent auf der Homepage platziert und basieren auf der Seiten-Analyse.

Eine Methode der Einbindung der Nutzer ist es, zu zeigen, was die anderen machen. Soziale Filter sind auf Websites beliebt; dieser Design-Trend setzt sich nun in den Intranets fort.

Intranets in diesem Report verwendeten die folgenden sozialen Filter:

  • Am häufigsten angesehen
  • Beliebte #Tags
  • Beliebteste Dokumente
  • Top Storys
  • Neueste Kommentare
  • Spannende Ressourcen
  • Top FAQs
  • Häufig verwendete Formulare

Einige soziale Filter ermutigen zum Stöbern, andere bieten einen Shortcut zu wichtigen Informationen (wie eine Quick Links-Liste).

Einige Intranets bieten neben der Präsentation der beliebtesten Seiten (bzw. Dokumente oder Tools) auch eine individualisierbare Quick Links-Liste. Das ist eine nette Option, aber Nutzer verwenden nur selten Individualisierungsfunktionen. Die Zeit ist besser darin investiert, die Standard-Präsentation so nützlich wie möglich zu gestalten, fertig zur Verwendung.

Und schliesslich sollten Sie die einfachste Navigationshilfe, die dem "Web 1.0" am meisten ähnelt, nicht vergessen: Cross-Reference-Links. Bei vielen Intranets waren die Listen mit Verwandten Links immens hilfreich, insbesondere, wenn sie konsistent gestaltet waren, so dass die Nutzer immer wussten, wo man sie finden konnte und was sie zu erwarten hatten.

 

Top Tools bei Los Alamos National Laboratory

Das Los Alamos National Laboratory präsentiert die Top Tools auf der Homepage. Die Überschrift für diese Quick Links-Liste ist gut, weil sie darauf hinweist, dass sie sich auf die im Allgemeinen von den Mitarbeitern genutzten Tools bezieht.

Teilnehmende Unternehmen

Unsere Analyse umfasste eine grosse Bandbreite an Unternehmen in 13 Ländern:

  • 43 Firmen aus den verschiedensten Branchen, darunter Finanzdienstleistungen, Energieversorgung und Technologie
  • 14 Regierungsbehörden
  • 7 Non-Profit-Organisationen
  • 6 Anbieter im Gesundheitswesen
  • 4 pädagogische Institutionen

Von den Unternehmen waren 9 klein (unter 500 Mitarbeiter), 48 mittelgross (500 bis 20‘000 Mitarbeiter) und 17 gross (über 20‘000 Mitarbeiter).

Bitte beachten Sie, dass drei Unternehmen an beiden Reporten beteiligt waren: Cisco Systems, Inc., Department for Work and Pensions (DWP) und Los Alamos National Laboratory (LANL).

 

© Deutsche Version. Institut für Software-Ergonomie und Usability AG. Alle Rechte vorbehalten.

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